Convegni e congressi al via: regole e Linee Guida anti Covid

Numero massimo di partecipanti in base agli spazi disponibili, regolamentazioni ingressi e uscite, sacchetti porta abiti per i capi  lasciati in guardaroba, distanza di almeno un metro fra i posti a sedere, igienizzazione costante delle postazioni e degli strumenti utilizzati dai relatori, niente ricircolo dell’aria per gli impianti di condizionamento: sono alcune delle regole da rispettare per organizzare congressi e convegni, che in base al Decreto Riaperture possono riprendere. Le Linee Guida da applicare sono quelle approvate dalla Conferenza delle Regioni, consultabili sul portale delle Regioni e recepite con Ordinanza del Ministero della Salute, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 9 giugno. In base al DL Riaperture (articolo 7 dl 52/2021), il primo luglio è la data della ripresa di convegni e congressi. In tutti i casi, è necessario il rispetto delle linee guida per fiere (già partite dal 15 giugno), congressi e convegni, che non prevedono l’obbligo di green pass.

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Linee Guida Congressi e convegni

• Partecipanti: il numero massimo di presenze contemporanee in relazione a volumi di spazio, ricambi d’aria, possibilità di creare aggregazioni in tutto il percorso dovrà essere valutato dagli organizzatori in base alla capienza degli spazi individuati, per poter ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento interpersonale. Nel caso in cui l’evento sia frazionato su più sedi/padiglioni, fisicamente separati tra loro, è necessario individuare il numero massimo dei partecipanti per ciascun ambiente. Conseguentemente devono essere utilizzati sistemi di misurazione degli accessi nonché di limitazione e scaglionamento degli accessi anche attraverso sistemi di prenotazione del giorno e dell’orario di ingresso, finalizzati a evitare assembramenti.
• Ingresso: gli spazi devono essere organizzati per garantire l’accesso in modo ordinato, evitando assembramenti e assicurando sempre la distanza di almeno 1 metro. Se possibile organizzare percorsi separati per l’entrata e per l’uscita.
• Rilevamento temperatura corporea: precluso l’accesso se è superiore a 37,5 °C.
• Guardaroba: indumenti e oggetti personali devono essere riposti in appositi sacchetti porta abiti.
• Accoglienza: promuovere l’utilizzo di tecnologie digitali nei processi organizzativi e partecipativi (esempio: sistema di prenotazione, pagamento tickets, compilazione di modulistica, stampa di sistemi di riconoscimento, sistema di registrazione degli ingressi, effettuazione di test valutativi e di gradimento, consegna attestati di partecipazione), al fine di evitare prevedibili assembramenti. Nel rispetto della privacy mantenere un registro delle presenze per una durata di 14 giorni. La postazione dedicata alla segreteria e accoglienza, laddove non già dotata di barriere fisiche (es. schermi), dovrà essere eventualmente adeguata. Consentire l’accesso solo agli utenti correttamente registrati.
• Sale convegno: i posti a sedere devono garantire un distanziamento minimo, tra un partecipante e l’altro, sia frontalmente che lateralmente, di almeno un metro (estendibile negli ambienti al chiuso a due metri, in base allo scenario epidemiologico di rischio) con l’obbligo di utilizzo della mascherina. Tali distanze possono essere ridotte solo ricorrendo a barriere fisiche adeguate a prevenire il contagio tramite droplet. Il tavolo dei relatori e il podio per le presentazioni dovranno essere riorganizzati in modo da consentire una distanza di sicurezza che consenta a relatori/moderatori di intervenire senza l’uso della mascherina.
• Relatori, moderatori e uditori: microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser, etc. vanno disinfettati prima dell’utilizzo iniziale verificando che siano disconnessi dal collegamento elettrico. Successivamente devono essere protetti da possibili contaminazioni da una pellicola per uso alimentare o clinico da sostituire possibilmente ad ogni utilizzatore.
• Aree poster: spazi organizzati per favorire il rispetto del distanziamento interpersonale, valutando il contingentamento degli accessi. E’ consigliata la fruizione in remoto del materiale da parte dei partecipanti. Eventuali materiali informativi e scientifici potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self-service (cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani) o ricorrendo a sistemi digitali.
• Aree espositive: stesse regole previste negli altri spazi in materia di distanziamento e contingentamento accessi. Eventuali materiali informativi, promozionali, gadget potranno essere resi disponibili preferibilmente in espositori con modalità self-service (cui il visitatore accede previa igienizzazione delle mani) o ricorrendo a sistemi digitali.
• Personale (es. accettazione, tecnici, tutor d’aula): considerata la condivisione prolungata del medesimo ambiente, dovranno indossare la mascherina a protezione delle vie respiratorie per tutta la durata delle attività e procedere ad una frequente igiene delle mani con soluzioni igienizzanti.
• Informativa prevenzione: deve essere comprensibile anche per i clienti di altra nazionalità, sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica e cartellonistica e/o sistemi audio-video, sia ricorrendo a eventuale personale addetto, incaricato di monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione facendo anche riferimento al senso di responsabilità del visitatore stesso.
• Igiene delle mani: disponibili per gli utenti e per il personale in più punti delle aree (es. biglietteria, sale, aule, servizi igienici, etc.).
• Ricambio d’aria: quando è possibile, tenere aperte porte, finestre e vetrate al fine di favorire il ricambio d’aria naturale negli ambienti interni. In ragione dell’affollamento e del tempo di permanenza degli occupanti, dovrà essere verificata l’efficacia degli impianti al fine di garantire l’adeguatezza delle portate di aria esterna secondo le normative vigenti. In ogni caso, l’affollamento deve essere correlato alle portate effettive di aria esterna. Per gli impianti di condizionamento, è obbligatorio, se tecnicamente possibile, escludere totalmente la funzione di ricircolo dell’aria. Vanno rafforzate le misure per il ricambio d’aria naturale e/o attraverso l’impianto, e va garantita la pulizia, ad impianto fermo, dei filtri dell’aria di ricircolo per mantenere i livelli di filtrazione/rimozione adeguati. Se tecnicamente possibile, va aumentata la capacità filtrante del ricircolo, sostituendo i filtri esistenti con filtri di classe superiore, garantendo il mantenimento delle portate. Nei servizi igienici va mantenuto in funzione continuata l’estrattore d’aria.
• Buffet: deve essere garantita la somministrazione da parte di personale incaricato, escludendo la possibilità per i clienti di toccare quanto esposto e prevedendo in ogni caso la mascherina. La modalità self-service può essere eventualmente consentita per buffet realizzati esclusivamente con prodotti confezionati in monodose. La distribuzione degli alimenti deve avvenire con modalità organizzative che evitino la formazione di assembramenti anche attraverso una riorganizzazione degli spazi in relazione alla dimensione dei locali. Vanno valutate idonee misure (segnaletica a terra, barriere, ecc.) per garantire il distanziamento interpersonale di almeno un metro.