Per chi disponga di una licenza di Microsoft Office che non include Access, o per chi non ha molta dimestichezza con i data base, può essere utile organizzare i dati utilizzando Excel.
Questo approccio non è applicabile a tutto ma in alcuni casi può essere una valida alternativa, come nel caso della registrazione del protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita. In questo tutorial utilizziamo Excel come fosse un database, che attribuisce un numero progressivo al documento e ne contiene gli estremi principali.
Il nostro protocollo ha essenzialmente la funzione di tenere traccia dei documenti che entrano ed escono da un’azienda, numerarli in modo da essere rintracciabili in caso di necessità, attraverso una ricerca che può avvenire manualmente o per filtri.
Creare il foglio dati
Creiamo un nuovo foglio di Excel e salviamolo come “cartella di lavoro con attivazione di macro”, in modo da non limitare le potenzialità del programma nella nuova versione 2007.
Nella riga di intestazione (riga 1) inseriamo il nome dei campi necessari al nostro archivio della corrispondenza, sono essenzialmente:
CellaNome colonnaDescrizione
A1Numero di protocolloIl numero di protocollo
A2Ingresso (IN)/Uscita (OUT)Un flag che indichi se si tratta di un documento in entrata o uscita
A3Data documentoLa data di documento
A4Data protocolloLa data del protocollo
A5Mittente/DestinatarioIl mittente o destinatario della corrispondenza
A6Oggetto del documentoL’oggetto del documento
A7MemorandumUn memorandum sul documento ove necessario
A8Referente del protocolloLe iniziali del soggetto che ha protocollato il documento
Per rendere meglio leggibile il contenuto, possiamo fare in modo che il testo vada a capo automaticamente senza uscire dalla cella. Selezioniamo tutte le colonne e le righe, cliccando sul piccolo triangolo in alto a sinistra (fra 1 e A) e selezioniamo la tab “Home”; quindi clicchiamo su “Testo a capo”. Questo passaggio ottimizza la larghezza delle colonne per una lettura d’insieme anche su schermi piccoli.
Possiamo anche evidenziare l’intestazione. Selezioniamo solo la riga 1 e clicchiamo col tasto destro del mouse. Dal menu contestuale scegliamo il colore, la grandezza del carattere e il font più leggibile per l’intestazione.
Le colonne C e D rappresentano date, quindi le selezioniamo (tenendo premuto il tasto CTRL e cliccando su entrambe) e, dal menu del tasto destro, scegliamo “Formato celle” e optiamo – nella sezione “Numero” – per il formato “Data” scegliendo quello che più ci aggrada.
Ripetiamo la stessa operazione per la colonna A, che però avrà formato “Numero” con decimali pari a zero.
Ora, per ogni colonna inseriamo dei piccoli pop-up, fumetti che si attivano al passaggio del mouse e spiegano cosa inserire nella colonna.
Ignoriamo per ora la colonna A che va trattata a parte e cominciamo dalla colonna B. Selezioniamo l’intera colonna B, quindi passiamo alla tab Dati e clicchiamo su Convalida dati. Appare una finestra nella quale inseriamo un messaggio, spostandoci nella scheda Messaggio di input.
Nel campo Titolo scriviamo “IN/OUT”, nel campo Messaggio di input scriviamo: “Inserire In per la corrispondenza in ingresso; Out per quella in uscita” e clicchiamo su Ok.
Ora selezionando le celle della colonna B appare il nostro pop-up (possiamo spostare i pop-up trascinandoli con il mouse se intralciano l’inserimento dei dati).
Ripetiamo l’operazione, variando il messaggio, per tutte le colonne successive.
Torniamo ora alla colonna A, che deve contenere un numero univoco, che non può essere doppiato. In Access si creerebbe un contatore con proprietà Duplicati no, in Excel al contrario dobbiamo impedire all’utente di inserire un numero più di una volta.
In Excel l’inserimento di una successione numerica avviene con l’inserimento dei primi tre numeri e il trascinamento della selezione, ma pensiamo al caso più comune in cui inseriamo il protocollo a mano.
Selezioniamo la colonna A, andiamo in Dati e clicchiamo su Convalida dati; nella prima scheda Impostazioni della schermata, nel campo Consenti scegliamo Personalizzato e nel campo Formula, inseriamo
=CONTA.SE(A:A; A1)=1
Passiamo alla seconda schermata, quella Messaggio di input, e scriviamo nel Titolo “Numero di protocollo” e come descrizione del pop-up “Inserire un numero di protocollo successivo al precedente”; passiamo alla terza scheda Messaggio di errore ed impostiamone i campi: spuntiamo l’opzione Mostra messaggio di errore quando i dati immessi non sono validi; scegliamo Interruzione per il campo Stile e compiliamo il messaggio in modo che il titolo sia “Attenzione” e il messaggio “È stato duplicato un valore, si prega di modificare il numero inserito!”.
In questo modo, ogni volta che si tenta di inserire un numero già presente nella colonna A, appare il messaggio di errore e l’inserimento viene bloccato. L’operatore sarà obbligato ad inserire un nuovo numero per poter procedere.
Infine possiamo rinominare il foglio (cliccando sulla linguetta col nome “Foglio 1”) e chiamarlo “2008”.
Ricerca dei documenti
Il protocollo serve non solo a tenere traccia dei documenti, ma anche ad individuarli facilmente all’occorrenza.
Dando per assodato che il numero riportato nella colonna A del nostro foglio sia stato trascritto anche sul documento protocollato in corrispondenza, supponiamo di voler rintracciare tutti i documenti inviati o ricevuti da “Astra s.r.l.”
Una ricerca di questo tipo, in casi normali con numerose registrazioni, potrebbe richiedere molto tempo. Per prima cosa possiamo quindi scegliere di operare con il classico comando “Trova” dalla tab “Home” nel menu “Trova e seleziona”.
Si apre una finestra dove inserire il nome da cercare, per esempio scriviamo “Astra s.r.l.”. Cliccando su “Trova tutti”, vediamo visualizzate le celle contenenti “Astra s.r.l.”.
Ma la ricerca fisica del documento desiderato può essere difficoltosa se deve essere effettuata fra le celle mostrate a video e i faldoni del protocollo, magari dislocati in una stanza diversa da quella del PC.
Perciò dovremmo preferire una soluzione differente, quella dei filtri veri e propri, che riducano ulteriormente la quantità di dati estrapolati e che li rendano stampabili.
Intanto posizioniamoci sulla prima cella contenente il testo “Astra s.r.l.”, che abbiamo già individuato con la funzione “Trova”, e facciamo clic con il tasto destro del mouse.
Nel menu che si aprirà selezioniamo Filtro>Filtro in base al valore della cella selezionata
e guardiamo cosa accade:
Accanto alle celle dell’intestazione delle colonne è apparsa una piccola freccia, i dati riportati nelle celle sono solo quelli riferiti al testo “Astra s.r.l.” e tutti gli altri sono stati “offuscati”.
Se i dati sono ancora troppi per essere scrutinati manualmente, spostiamoci nella colonna Ingresso (IN)/Uscita (OUT) e clicchiamo sulla piccola freccia per effettuare un ulteriore filtro:
Togliamo la spunta da “Seleziona tutto” e lasciamola solo a “IN” se vogliamo trovare solo i documenti in ingresso, che riportino il testo “Astra s.r.l.”
Ora, per la ricerca fisica del documento possiamo anche stampare le risultanze dei filtri per evitare la visualizzazione a video.
In realtà non ha senso stampare tutte le colonne per cercare il numero del documento nel faldone, per cui procediamo a nasconderne alcune inutili, come ad esempio: B, C, D, E, G,H.
Questo perché, avendo già “scremato” l’oggetto della ricerca per titolo e tipologia di documento, a noi basta avere il numero di protocollo ed eventualmente la descrizione del contenuto del documento stesso.
Per nascondere le colonne, selezioniamole tenendo premuto il tasto CTRL; clicchiamo – senza togliere la selezione e quindi una sola volta – con il tasto destro del mouse su una di esse e dal menu a discesa, selezioniamo la voce “Nascondi”. Il foglio si sarà ridotto a due sole righe.
Selezioniamo l’area che è rimasta, clicchiamo sull’Office button, e dal menu “Stampa”, provvediamo a settare le impostazioni del foglio e a procedere alla stampa.
Prima di chiudere il foglio di Excel con il nostro protocollo, è bene ripristinare la visualizzazione iniziale. Clicchiamo sul piccolo spazio fra la lettera A della prima colonna e il numero 1 sulla prima riga per selezionare l’intero foglio; nella tab “Dati”, clicchiamo sull’icona “Filtro” per eliminare tutti i filtri applicati.
Ora passiamo a visualizzare le colonne nascoste: selezioniamo le colonne evidenziate e con il tasto destro del mouse sull’intestazione di una di esse, selezioniamo la voce “Scopri” dal menu a discesa. Il nostro foglio sarà riportato alla situazione iniziale.
