Oggi il project management è una componente essenziale di qualsiasi iniziativa di sviluppo del business. Può essere definita come la chiave per il successo in un qualsiasi contesto economico in cui le aziende cercano costantemente un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza.
Un progetto, all’interno di un’azienda, può essere ricondotto a qualsiasi attività. E malgrado ci sia ampia letteratura al riguardo, il project manager non ha ancora un ruolo ben definito nelle aziende. Spesso questa funzione viene intesa come un sottoinsieme delle attività proprie del supervisore di un progetto, che assicura il rispetto di obiettivi concordati e vincoli di tempo, di budget e risorse.
Una azienda, per meglio gestire i propri progetti, può dotarsi di una metodologia di project management che definisce tutte le azioni legate alla pianificazione, organizzazione, controllo delle risorse dell’azienda, la gestione delle relazioni con i singoli settori e la definizione delle risorse umane, comprende anche le strategie legate alla pianificazione ed alle operazioni indispensabili per la corretta esecuzione di un progetto.
Adottare una metodologia di gestione dei progetti ha dei vantaggi.
- Incrementa le probabilità di successo di un progetto, in quanto punto di riferimento univoco per tutti i project manager su tutti i progetti.
- Permette di ridurre rischi e tempi, inserendo metriche che portano a individuarli nei tempi giusti per porre rimedio a eventuali anomalie.
- Focalizza meglio gli sforzi, in quanto ogni PM non deve ogni volta pensare all’approccio migliore per un progetto e può quindi porre maggiore attenzione agli elementi di novità e innovazione di un determinato progetto.
- Può costituire la base per la formazione di tutte le persone coinvolte nei progetti, rendendo più omogenea la cultura organizzativa in materia di project management.
- Fornisce il riferimento per il reporting e l’analisi della performance di un progetto, rendendo più oggettivi i criteri con cui formulare le valutazioni sull’andamento e l’esito dei vari progetti gestiti.
- Garantisce maggiore soddisfazione degli stakeholder, siano essi interni o esterni all’azienda.
- Permette di tener sotto controllo i rischi intrinseci del progetto ed i budget definiti.
L’applicazione di una metodologia di project management deve essere adottata in funzione della tipologia del progetto e nella realtà aziendale. Ad esempio gestire lo sviluppo di un software, che procede per versioni successive è diverso dal gestire la costruzione di una casa, gestire un progetto di ricerca e sviluppo in cui esistono ampi margini di indeterminatezza su alcune variabili critiche è diverso dal gestire la costruzione di una strada.
Metodologia Agile
Una delle metodologie che si presta molto bene a gestire le fasi di rilascio incrementale di prodotti oppure in situazioni in cui non possono essere applicate tecniche di pianificazione e stima accurate perché non tutte le informazioni sono disponibili nella fase iniziale è la metodologia Agile, utilizzata in tutti i progetti innovativi senza limitarsi allo sviluppo di applicazioni informatiche.
Per progetti innovativi si intendono tutti i progetti che, per la loro natura non sono progetti ripetitivi ma che portano innovazione, ad esempio non è un progetto innovativo produrre in serie automobili ma, è innovativo progettare un nuovo modello di auto con tutti gli studi ed i test che ne conseguono per arrivare alla produzione in serie.
Questa metodologia permette di gestire progetti con uno metodo dinamico e flessibile, utilizza cicli di sviluppo brevi, denominati “sprint”, che permettono di concentrarsi sul miglioramento continuo nello sviluppo di un prodotto o servizio.
È stata sviluppata per ottimizzare e migliorare il processo di sviluppo nel tentativo di identificare e correggere rapidamente problemi e difetti, permette di fornire un prodotto migliore in quanto più aderente alle esigenze del committente, in modo più rapido, attraverso sessioni / sprint brevi e interattive.
Nell’era della trasformazione digitale, con molte aziende che migrano verso un luogo di lavoro digitale, la metodologia Agile si adatta perfettamente alle organizzazioni che cercano di trasformare il modo in cui si gestiscono i progetti e il modo in cui operano nel loro complesso.
In termini di benefici per l’azienda, la metodologia l’Agile fornisce:
- più velocità, flessibilità, trasparenza e produttività;
- prodotti di qualità superiore grazie all’adattabilità al cambiamento;
- diminuzione del rischio di mancati obiettivi ed individuazione più veloce di problemi e difetti;
- maggiore attenzione a specifiche esigenze del cliente grazie alla frequenza di collaborazione e feedback;
- maggiore coinvolgimento e soddisfazione delle parti interessate.
Nell’adozione della metodologia Agile ci sono anche degli svantaggi. L’approccio Agile non è adatto ad ogni progetto, la metodologia non è orientata alla gestione di un budget di costi, è poco chiara per i non addetti ai lavori (comportando difficoltà di comunicazione con il top e mid management) ed è anche difficile da attuare nel caso di clienti che seguono processi o metodi operativi rigidi o che non hanno ben chiari gli obiettivi.
La difficoltà maggiore della metodologia Agile nasce in parte dai suoi punti di forza: il cambiamento dei requisiti, la dinamicità dell’adattamento delle modalità di avanzamento, la mobilità dei team rendono estremamente difficile tenere sotto controllo l’evoluzione del progetto e soprattutto l’analisi dei costi.
Monitorare e capire se le competenze del team e le relative evoluzioni o involuzione a livello di singolo operatore e se il team è performante, verificare se il budget stanziato è congruo ed è in linea con l’evoluzione del progetto, monitorare gli step, permettere al manager di leggere i dati senza dover essere esperto della metodologia Agile, permettere di ritarare gli obiettivi in corso d’opera, avere un controllo realtime di questi parametri fa la differenza tra il successo o il fallimento un progetto avere uno strumento che permetta di monitorarli è di fondamentale importanza per la gestione dei progetti.
La metodologia Agile è relativamente nuova, quindi anche il panorama dei prodotti utili a gestirla è estremamente limitato, al momento stanno uscendo prodotti estremamente innovativi che vedono, nelle fasi di progettazione e sviluppo, anche la partecipazione di importanti università, questi strumenti rinnoveranno il panorama del project management in tutti i settori dove la modalità agile è applicabile.
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di Cristiano Montesi, CEO di IDEA Services (servizi per imprese ed enti pubblici su Privacy, ICT, Qualità, Finanza agevolata, Editoria, Marketing e comunicazione, Internazionalizzazione).
