Molte organizzazioni a livello mondiale stanno abbandonando lo stile manageriale di tipo Top-down (dall’alto verso il basso), nel tentativo di implementare alcuni aspetti dello stile manageriale di tipo Bottom-up (dal basso verso l’alto) in alcuni reparti organizzativi. Ma perché l’approccio bottom-up alla gestione dei progetti diventa più popolare? Per capirlo abbiamo messo a confronto le due strategie.
Approccio Top-down al project management
Molti progetti vengono gestiti secondo le logiche dell’approccio top-down. In sostanza quest’approccio consiste nel far partire tutte le indicazioni direttive dall’alto: il top management stabilisce gli obiettivi e fornisce le linee guida, le informazioni, i piani e i processi; il manager comunica chiaramente le sue aspettative a tutti coloro che hanno un ruolo da giocare nel progetto.
In linea con questo approccio, il manager deve essere quanto più preciso possibile nel momento in cui comunica le attese, evitando il rischio di ambiguità, foriera di un possibile fallimento. Spesso questo approccio segue un processo estremamente formale.
L’approccio top-down viene applicato da tempo nella stragrande maggioranza delle organizzazioni, ma negli anni ha cominciato ad evidenziare delle debolezze, laddove si ambisce a creare ambienti di lavoro vibranti e imprese di successo.
Quando il top management accentra il potere e sviluppa un controllo complessivo sul gruppo di lavoro, le decisioni progettuali sono influenzate dalle emozioni e dalle opinioni di una sola persona – il project manager – con il risultato che le persone avvertono di non essere ascoltate, di non avere voce in capitolo.
Questo può generare mancanza di collaborazione tra i membri del team, che si potrebbero sentire meno motivati a svolgere il loro lavoro. La soluzione può consistere nel cambiare lo stile di management, dando più libertà ai team. Introdurre un nuovo approccio manageriale richiede ovviamente molto tempo, ma lo sforzo viene solitamente ripagato in un aumento della produttività del team.
Di solito l’approccio top-down è riscontrabile nelle tante organizzazioni di stampo tradizionale. L’esperienza nel tempo ha evidenziato che questo approccio può ridurre la produttività e causare colli di bottiglia e strozzature. La strozzatura dà al project manager il maggior controllo possibile sulla sua squadra. Questo può causare inutile rigidità e rallentare il completamento del progetto.
Approccio Bottom-up al project management
Abbiamo evidenziato i limiti dell’approccio top-down e la loro incidenza sul potenziale fallimento dei progetti. Questo spiega perché molte organizzazioni comincino ad adottare alcuni aspetti dell’approccio bottom-up.
Chi sposa quest’approccio proattivamente richiede l’intervento del team nel processo esecutivo di progetto. Chi lavora è invitato a partecipate ad ogni fase del processo ed il team conviene nel suo insieme sullo svolgimento di un’attività. Questo consente ai manager di comunicare obiettivi e valore, ad esempio attraverso la pianificazione delle milestone.
Quindi i membri del team devono sviluppare le loro personali liste dei compiti con i passi necessari per raggiungere i traguardi. Tocca a loro scegliere i metodi ed i modi con cui svolgere i loro compiti.
Questo approccio offre il vantaggio di stimolare i membri del team a pensare creativamente. Essi si sentono coinvolti nello sviluppo del progetto e sentono che le loro iniziative sono apprezzate. La motivazione del team a lavorare per il successo del progetto cresce. I singoli membri del team possono individuare soluzioni progettuali che sono guidate molto più da requisiti pratici che da astratte nozioni. Il flusso di pianificazione scorre in modo significativamente più veloce, perché è facilitato da un gruppo di persone.
Le liste delle cose da fare stilate dai membri del team confluiscono in un dettagliato piano di progetto generale. Schedulazioni, budget e risultati sono trasparenti. Le cose sono messe in chiaro dal project manager per evitare imprevisti se possibile.
Bottom-up project management è anche un modo di colmare lo scarto crescente tra l’informazione necessaria a gestire i cosiddetti “lavoratori della conoscenza” e l’abilità dei manager ad acquisire e applicare questa informazione.
In ogni caso, a dispetto di tutti i vantaggi enunciati, l’approccio bottom-up non è la soluzione perfetta, in quanto talvolta manca di chiarezza e controllo. Molti esperti concordano che uno stile bottom-up da solo non è in grado di rendere fiorenti tutti i progetti e un saggio PM dovrebbe prendere le migliori prassi dei due approcci e farne un metodo ibrido.
Prendere il meglio dai due approcci
È possibile introdurre con efficacia le prassi bottom-up in un’organizzazione utilizzando strumenti tradizionali? I software tradizionali per il Project management sono perlopiù disegnati con l’approccio top-down in mente e non sono adatti al management bottom-up.
Questi software sono complessi e difficili da padroneggiare, sono focalizzati sul project manager e lo collocano al centro del progetto. I membri del team molto spesso non hanno accesso al progetto e non vi possono contribuire. Le persone coinvolte mandano i loro aggiornamenti al PM in file separati via e-mail. Il PM poi raccoglie tutti i dati e inserisce le informazioni manualmente nel piano di progetto. Ancora dopo egli comunica i cambiamenti al management di livello superiore.
Il disallineamento tra i migliori principi dello stile bottom-up e i vecchi strumenti a disposizione causa una situazione per cui spesso il talento del PM è sepolto dalla routine di lavoro. La mole di controllo meccanico/lavoro di sincronizzazione non lascia spazio per la leadership.
In tempi recenti i vecchi metodi con cui le persone ricevevano e gestivano l’informazione sono stati radicalmente trasformati. Oggi ci sono più mezzi per lo sviluppo efficace delle prassi di bottom-up management: sono le tecnologie per la cosiddetta “Enterprise 2.0” – wiki, blog, e strumenti collaborativi. Esse entrano nell’organizzazione e cambiano il modo originario di eseguire progetti. Esse virano il project management tradizionale verso il Project Management 2.0 e portano nuovi approcci di collaborazione, basati sull’intelligenza collettiva.
L’intelligenza collettiva è una collezione di conoscenza valida su campi differenti di cui ogni membro del team di progetto è portatore. Questa conoscenza viene oggi raccolta con successo e condivisa in un ambiente collaborativo flessibile attraverso i project management software di seconda generazione.
Il project manager è colui che guida il lavoro e sceglie la giusta direzione per lo sviluppo del progetto, basandosi sull’informazione ricevuta dalle altre persone coinvolte.
Questo significa che il ruolo del PM nel progetto cambia. I software per il Project Management 2.0 lo aiutano a creare un sistema completo di delega. Il che significa che le persone sono meno dipendenti dal manager sul da farsi. Da assegnatario di compiti, il PM diventa un project leader che facilita le comunicazioni nel team, genera un ambiente di lavoro creativo e guida il team.
Il PM diventa un visionario che può far leva sui punti di forza e sulle debolezze del team e adattare lo sviluppo del progetto ai cambiamenti esterni. I singoli membri del team hanno la libertà e la responsabilità di trovare la loro strada per la prossima meta (milestone).
Cambia l’approccio cambia il software
I tool di seconda generazione consentono di mixare i vantaggi dei due approcci manageriali visti in precedenza. Questi strumenti lasciano ai project manager la possibilità di combinare controllo e collaborazione, chiarezza sugli obiettivi di progetto e visibilità dei processi organizzativi interni.
Negli strumenti di pianificazione collaborativa le relazioni sono reticolari, del tipo molti-a-molti, a differenza dei software tradizionali che adottano un sistema gerarchico di gestione del progetto. Esempi interessanti da trovare online sono:
- Wrike
- WhoDoes2.0, che fornisce anche una versione gratuita
Conclusioni
Migliaia di aziende confermano oggi che il bottom-up project management, sviluppato con l’aiuto degli strumenti Enterprise 2.0, migliora le loro prestazioni. Resta sempre l’obiettivo di rintracciare sistemi con cui rendere più efficiente la gestione e la collaborazione di progetto. Le nuove tecnologie applicate ai progetti offrono la possibilità di accrescerne il successo e la produttività dei team. Se i progetti sono distribuiti più rapidamente, è un vantaggio per tutti.
