16La sensazione di perdere tempo nel corso di una riunione è capitata a tutti i lavoratori. Eppure incontrarsi, scambiarsi idee e chiarire le linee guida è essenziale per il funzionamento del lavoro. Sta a chi indice una riunione mantenerne il controllo e assicurarne la buona riuscita.
=> Convocare una riunione
Il primo passo è la preparazione, il manager deve essere sicuro della sua utilità e deve preparare una lista di obiettivi da raggiungere nel corso dell’incontro. Ogni riunione presuppone delle tecniche, esse devono essere decise preventivamente, così come le persone che parteciperanno e i documenti necessari. Il meeting deve essere presentato allora una breve descrizione con gli obiettivi da chiarire renderà tutto più semplice. Deve essere programmata anche la pausa, in caso di tempistiche lunghe e la sala deve essere pronta ad accogliere i partecipanti. Il manager dovrà far predisporre eventuali apparecchiature e i documenti da condividere.
=> Organizzare una riunione efficace
L’apertura deve essere sempre breve e chiara. L’introduzione deve chiarire i punti salienti, la durata, le regole di base, i ruoli, le modalità di comunicazione e gli eventi che la seguiranno. Il momento più delicato naturalmente è lo svolgimento, i partecipanti devono essere incoraggiati ad intervenire ma richiamando l’attenzione se si va fuori dai binari della discussione. In caso di tensioni bisogna essere capaci di gestirle e smorzarle, mettendo in evidenza i progressi fatti durante lo svolgimento.
A seconda dell’impegno messo sarà necessario fare una pausa, di regola dopo un’ora e mezza. A fine riunione bisogna fare il punto della situazione, tirando le fila e decidendo il piano operativo. Bisogna mettere nero su bianco, su un documento condiviso, le azioni che ognuno dovrà svolgere e con quali tempistiche. Il manager ringrazierà sempre i partecipanti e metterà in risalto i risultati ottenuti nel corso del meeting.
