La collaborazione su file e documenti può rappresentare un’esigenza importante in molte organizzazioni. Per le imprese, la possibilità di utilizzare strumenti informatici per la collaborazione online e la condivisione di documenti può essere una necessità sempre più incombente, ma allo stesso tempo un’opportunità. Oggi grazie alla rete Internet, è possibile reperire tutta una serie di software e servizi online che permettono di aumentare la “produttività collaborativa” rispetto ai tradizionali strumenti di coordinamento, come posta elettronica e telefono. La posta elettronica rappresenta uno strumento importantissimo in ogni realtà lavorativa, che ha molti pregi, ma essendo asincrono, non permette la collaborazione in tempo reale sui documenti e file, mentre il telefono, che al contrario opera in tempo reale, non permette né la condivisione, né la collaborazione su file comuni.
Questi aspetti organizzativi, legati alla collaborazione, alla condivisione delle conoscenze ed alla loro gestione all’interno di una realtà lavorativa, sono tutti momenti del knowledge management, cioè della disciplina che si occupa della “gestione della conoscenza”. Con questo concetto ci si riferisce in generale ai processi di gestione e sviluppo delle informazioni e delle conoscenze che caratterizzano un’organizzazione. In un precedente articolo sono state affrontate le problematiche relative a questa teoria della gestione della conoscenza.
Nell’ambito del Knowledge Management, per le esigenze di un’organizzazione, possono quindi risultare utili gli strumenti di collaborazione online su documenti e contenuti e i software per la gestione di progetti comuni, allo scopo di creare una connessione continua e coordinata del lavoro. Gli strumenti tradizionali non bastano più: grazie alla rete sono possibili nuove forme di comunicazione, di collaborazione e di condivisione. Vogliamo presentare qui alcuni utili strumenti per questo fine. Sono strumenti molto semplici, accessibili da Internet, che non richiedono particolari installazioni o requisiti.
Collaborazione su cartelle e documenti
Un’esigenza particolare di un gruppo di lavoro potrebbe essere quella di avere un insieme di documenti comuni, sempre aggiornati all’ultima versione e sempre reperibili: un archivio condiviso. A questo scopo può essere utile il software offerto da Windows Live FolderShare.
Windows Live FolderShare è uno strumento di Microsoft che consente di creare una rete privata peer-to-peer per la sincronizzazione dei file tra più periferiche e l’accesso o la condivisione dei file con colleghi. È possibile mantenere i file sincronizzati tra diversi computer, condividere determinate cartelle con altri collaboratori, accedere ai file da qualsiasi computer. Il software deve essere installato su ogni computer che diventa parte della propria “rete” FolderShare, mentre devono essere configurati i parametri relativi alle cartelle da condividere, le autorizzazioni all’accesso, il tipo di sincronizzazione (automatica o a richiesta).
Si tratta di un semplice strumento che può essere un esempio per la condivisione e la sincronizzazione di cartelle di lavoro tra diversi collaboratori di un’azienda o collaboratori presenti in sedi diverse. Consente, infatti, di sincronizzazione tutte le periferiche, recuperare file di lavoro comuni, condividere file con i colleghi (che sono stati invitati) e accedere ai file condivisi grazie alla rete internet.
Per un certo verso sono simili tutti i servizi di archiviazione online di file e documenti reperibili in rete. Simili, in quanto molti di questi servizi implementano la possibilità di condivisione con altri utenti, ma limitati in quanto necessitano di caricare i documenti volta per volta, mentre con FolderShare si lavora sulla cartella che poi si sincronizza automaticamente con gli altri nodi.
Collaborazione su file
Nella redazione di un documento tra più persone ci sono diversi passaggi che richiedono spesso molto tempo: reperimento della giusta versione, revisione, aggiustamento, invio ecc… e di nuovo lo stesso processo per quante sono le persone coinvolte fino alla redazione definitiva. La collaborazione in tempo reale, invece, riduce questo tempo e consente di elaborare in maniera condivisa, con il relativo valore aggiunto, un documento comune. Anche in questo caso sono reperibili in rete moltissimi software che presentano ognuno diverse caratteristiche ma che sono accomunati dalla possibilità di collaborare in maniera sincrona su file di testo e presentazioni.
Interessanti sono ad esempio gli “extra” di Skype. Questi sono componenti aggiuntivi del famoso programma VoIP, che una volta scaricati ed installati permettono di aggiungere molte caratteristiche al programma base. In particolare, in quest’ambito, esistono diversi strumenti per la collaborazione tra utenti skype, ma qui ne presentiamo due come esempio:
- Unyte Application: è un’applicazione che consente ad un utente di condividere in maniera molto semplice e immediata il proprio desktop, i programmi attivi, i documenti con altri utenti invitati (non necessariamente con account skype). Sono particolarmente interessanti le funzionalità come il collegamento multiutente, l’annotazione, il controllo condiviso dei documenti;
- Yugma SE Team collaboration: Yugma (con lo stesso funzionamento di Unyte) permette di condividere il proprio desktop con altri utenti invitati (via Skype o email), aprire una lavagna virtuale di collaborazione oppure interagire con pennelli e evidenziatori su documenti già aperti. Altra funzione interessante è quella della pianificazione di meeting online, con il programma che provvede ad inviare gli inviti agli utenti selezionati.
Molto più funzionali sono gli strumenti di collaborazione che non necessitano di installazioni, ma che usano i normali browser per il loro funzionamento, permettendo di agevolare il lavoro degli utenti e di facilitare l’accesso e il lavoro su documenti. Presentiamo tre importanti suite: Google docs, Zoho, Acrobat.
Google Docs
Google Docs & Spreadsheets è l’applicazione gratuita del famoso motore di ricerca. Si tratta di una suite Web-based per l’elaborazione di documenti di testo, fogli di calcolo e presentazione che consente di collaborare in tempo reale con altri utenti dotati di account Google. Queste tipiche applicazioni da ufficio risiedono sul server Google e possono essere lanciate da remoto senza l’installazione di alcun software sul computer locale.
I dati sono salvati online, con la possibilità di esportarli in diversi formati sul proprio computer e l’utente può invitare altre persone alla collaborazione sul documento grazie alla funzione “share”. All’attivazione della funzione “share” si apre un menù che permette di inserire gli indirizzi email dei collaboratori e specificare il tipo di permesso (editore, lettore). A questo punto il sistema invia una email ai destinatari che accedendo al proprio account Google iniziano la collaborazione sul documento.
Poco tempo fa è stata aggiunta un’importante funzione che consente di utilizzare anche offline le applicazioni della suite grazie all’installazione di Google Gears. I documenti modificati vengono poi successivamente sincronizzati con il servizio online.
Zoho
Ancora più interessante è, invece, la suite di Zoho. Si tratta di una Office Productivity Suite gratuita focalizzata sulla fornitura di una serie di software in grado di coprire le diverse esigenze aziendali. Sono presenti una grande quantità di applicazioni tutte fruibili tramite browser Internet: Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show (gli equivalenti degli editor di testi, fogli di calcolo e presentazioni). Molto utili per la collaborazione sono anche altri strumenti come Zoho Notebook, Zoho Meeting (per la web conference), Zoho Wiki e Zoho Planner (Online Organizer).
Zoho ha il grande vantaggio di offrire moltissimi servizi accessibili tramite browser Web, quindi in maniera molto semplice e senza l’installazione di particolari applicazioni o software. Inoltre, è possibile passare da un’applicazione all’altra, spesso integrate tra loro, senza particolari difficoltà. In questo modo è possibile creare un documento in collaborazione, anche usufruendo di una chat tra gli utenti per coordinarsi e confrontarsi, assegnando permessi e ruoli diversi per ogni utente: editore o semplice lettore. Utile anche l’applicazione per la video conferenza, per creare delle conferenze online tra utenti invitati, gestendo i permessi e condividendo il desktop. Semplice ed intuitivo, permette di pianificare gli incontri via email.
Acrobat
Da giugno 2008 è disponibile una nuova piattaforma Adobe. Acrobat è accessibile in rete e dopo la registrazione del proprio account consente di usufruire di una suite completa per la condivisione e la collaborazione online.
Adobe Buzzword è l’editor di testi che permette di avere in comune i documenti e la loro stessa elaborazione. Molto intuitivo e semplice è dotato dei più comuni strumenti per la redazione di un documento (stile, caratteri, inserimento tabelle immagini ecc…), oltre alla possibilità di inserire commenti da parte di ogni autore. I file possono essere salvati online oppure esportati e salvati nel proprio PC.
La collaborazione viene avviata tramite l’invio di una mail e dell’autorizzazione. In questo caso l’utente può essere invitato come editore, semplice lettore o revisore. Una volta che il documento è condiviso, nella schermata compaiono le icone dei collaboratori e le indicazioni sulle modalità di azione (modifica o lettura). Per le esigenze di collaborazione è molto utile e funzionale anche Adobe Connect Now, che fa parte della medesima suite. Si tratta di un software di video conferenza che consente di condividere il desktop del computer, cedere il controllo del proprio PC al proprio collaboratore o lavorare su una lavagna condivisa. È presente anche una chat, la funzione di conferenza audio, l’uso della webcam, lo scambio di file e le note condivise.
La suite Acrobat ha, inoltre, altri strumenti specifici (Share e My File) dove è possibile immagazzinare i propri file e condividerli con altri utenti. La piattaforma è ancora in fase beta, ma è particolarmente interessante soprattutto per la funzione Connect, mentre la collaborazione sui documenti riguarda al momento solo file di testo ed è a volte lenta.
Per quanto riguarda la condivisione del proprio desktop, infine, anche in questo caso i software reperibili in rete sono molti. Uno di questi è Teamviewer, un software molto semplice e efficace con il quale è possibile collegarsi ad un qualsiasi computer tramite Internet e controllarlo a distanza, presentare il nostro desktop o trasferire file.
