Si chiama Virgilio lo strumento sviluppato da Siav per rendere più semplice e sicura la conservazione sostitutiva dei documenti, fornendo un sistema che gestisce l’archivio digitale e restituisce il patrimonio di informazioni e conoscenze direttamente sulle scrivanie elettroniche degli utenti aziendali.
Una soluzione utile per le medie imprese, in quanto promette di gestire archivi eterogenei e distribuiti anche su diverse sedi.
In pratica, Virgilio consente di definire diverse classi documentali che si differenziano per contenuti, metadati di classificazione, processo e regole di conservazione, consentendo di associare a ogni classe documentale il proprio workflow relativo al processo di conservazione, nel rispetto della normativa.
All’avvio del processo, un modulo di Virgilio esegue tutte quelle attività che possono essere automatizzate, richiamando gli operatori designati, per esempio il responsabile della conservazione, a eseguire le attività manuali. Tutte le fasi del processo sono controllate e sottoposte ad audit.
Il software Virgilio è dotato di un modulo di monitoraggio a cadenza definita dello stato dell’archivio. Ciò garantisce un controllo su integrità, validità legale, possibilità di scarto e obsolescenza di formati e supporti. Il monitoraggio registra quanto verificato e comunica tempestivamente via email eventuali anomalie riscontrate e le azioni intraprese.
Oltre a conservare i documenti presenti nei sistemi di gestione documentale senza doverli esportare, il sistema può certificare porzioni di archivi documentali gestiti da altri sistemi e, dopo averli certificati, rende immodificabili documenti e metadati.
