Molte aziende acquistano sofisticati software per la gestione integrata di tutte le fasi produttive, fino alla spedizione degli ordini. Questi programmi hanno ovviamente un costo sostenuto, giustificato da moduli personalizzati e da complessi database. In particolare, alcuni moduli personalizzati consentono di ottenere report e stampe dai database dei clienti e dei fornitori da query già impostate; queste permettono anche di elaborare la stampa di indirizzi per le bolle di accompagnamento merci o le etichette adesive per i colli o le fatture da spedire. Ovviamente queste elaborazioni aggiuntive hanno un costo, non sempre sostenibile o giustificabile per le PMI.
Alcune attività possono essere svolte con Word ed Excel o Access. Vedremo come realizzare etichette da stampare ed incollare sui colli o sulle buste contenenti le fatture da spedire, e che riportano nome ed indirizzo del destinatario.
Abbiamo già visto come la tecnica della stampa unione può essere utilizzata con successo anche per la stampa di lettere a clienti, in cui il corpo del testo rimane uguale (ad esempio, un invito ad un evento o una promozione) e ciò che cambia è il destinatario della lettera.
Il procedimento di stampa unione si articola in due fasi: la prima consiste nel creare una tabella o popolare un database con gli indirizzi dei destinatari delle spedizioni; la seconda consiste nel richiamare i dati da Word e assemblare i dati per la stampa.
La costituzione dell’anagrafica di clienti non deve spaventare chi non ha dimestichezza con Access e con Excel, perché in realtà l’operazione può essere eseguita direttamente da Word, in maniera quasi trasparente. Chi invece ha già disposto un database di Access o ha redatto allo scopo una tabella di Excel potrà saltare interamente la prima fase e passare alla seconda in Word.
Preparare i dati
In Word 2007 troviamo un’apposita scheda sul Ribbon: “Lettere”, dalla quale è possibile accedere a tutta una serie di funzioni, pensate per agevolare ed accelerare le operazioni di routine su vasta scala, che diversamente richiederebbero un tempo assai maggiore.
Nella fase preparatoria della stampa unione possiamo stilare l’elenco dei destinatari delle spedizioni. Creiamo l’elenco da Lettere>Seleziona destinatari>Crea nuovo elenco….
Figura 1. Creare un nuovo elenco di indirizzi
In questa finestra troviamo una tabella con campi preimpostati per inserire nomi e indirizzi di spedizione, possiamo personalizzarla cliccando sul pulsante “Personalizza colonne…”, si aprirà una finestra dalla quale potremo rimuovere le voci che non ci interessa stampare e aggiungere quelle che mancano nell’elenco. Nel nostro caso, per semplicità sono sufficienti i campi relativi all’indirizzo indipendentemente dall’ordine con cui appaiono.
Figura 2. Campi utili per le spedizioni
Dato, l’Ok, si torna alla tabella con i dati; popoliamola con i nomi e gli indirizzi dei destinatari, spostandoci di campo in campo utilizzando il tasto TAB. Quando abbiamo finito, clicchiamo su Ok e salviamo il database sul PC (in questo tutorial il nome del database è Prova.mdb). Si noti che il database viene salvato in formato .mdb, ovvero quello dei DB di Access. Ciò vuol dire che questo database può essere aperto e modificato anche con Microsoft Access.
Nel nostro caso, per modificare l’elenco dei destinatari, non servirà ricorrere ad Access, ma sempre da Word, andiamo su Lettere>Modifica elenco destinatari, si aprirà una finestra nella quale è possibile vedere tutti i campi, nonché il nome del database.
In “Origine dei dati”, selezioniamo il nome del database, Prova.mdb e clicchiamo su “Modifica…”; in questo modo il DB si riaprirà e potremo inserire ulteriori record. In aggiunta, possiamo effettuare una serie di operazioni sui dati già presenti, come sistemarli in ordine alfabetico partendo da un campo scelto (ad esempio “Città”), trovare duplicati per eliminarli o verificarne l’indirizzo, cercare un nominativo per assicurarsi che il suo indirizzo sia giusto o che esso sia presente nel DB.
Figura 3. Campi utili per le spedizioni
La prima fase è praticamente conclusa e dà accesso a tutta una serie di funzioni ausiliarie, che possono essere basate su quest’unico database.
Ecco perché è consigliabile archiviare in esso il maggior numero di informazioni possibili, dall’indirizzo e-mail alla società di appartenenza del cliente/destinatario, dal numero di telefono a quello di cellulare; questo perché un database consente di effettuare ricerche, filtrando i dati, e organizzare i record nel modo desiderato, tracciando eventuali report dell’attività svolta. Nel nostro caso, il nominativo associato al numero telefonico può risultare utile se si desidera stampare una rubrica telefonica ad uso interno. Insomma, il database appena realizzato non servirà solo per la stampa unione, ma risparmierà il tempo di dover rifare gli stessi passaggi in futuro.
Lanciare la stampa unione
Per avviare la stampa unione, accertiamoci che la fonte dati sia effettivamente quella desiderata, nel nostro caso il file Prova.mdb. Da Lettere>Seleziona destinatari, scegliamo “Usa elenco esistente…” e selezioniamo il nostro DB. Gli stessi passaggi sono necessari nel caso si volessero recuperare i dati da qualche altro file, eventualmente anche una cartella di lavoro di Excel che, grazie alle procedure guidate, viene importata adeguatamente.
A questo punto da Lettere>Inizia stampa unione, clicchiamo su “Etichette”: si aprirà la finestra “Opzioni etichette” per la scelta dei formati di stampa.
Figura 4. Selezione del tipo di carta
Se utilizziamo una normale stampante per fogli A4 è bene scegliere nell’elenco Tipo il formato A4 orizzontale. Se clicchiamo su “Dettagli…” si aprirà una finestra nella quale è possibile impostare le misure delle etichette, i margini e il numero di etichette che vogliamo stampare per ogni pagina, orizzontalmente e verticalmente.
Figura 5. Impostare il layout
Le misure inserite tengono in considerazione lo spazio di carta a disposizione in modo da non avere sprechi nei ritagli; questo perché spesso si stampano le etichette su carta lucida adesiva in formato A4, che ha un costo decisamente superiore rispetto a quella per uso fotocopia. Nell’esempio, abbiamo impostato un’etichetta di dimensioni 9×5 cm. In un foglio A4, disposto orizzontalmente, stamperemo in questo modo 3 etichette in altezza e 4 in larghezza, per un totale di 12 etichette.
Cliccando sul pulsante Ok, se i valori scelti superano la superficie del foglio, apparirà un messaggio di errore, che ci rimanderà alla schermata precedente per modificare le misure delle etichette o il numero di esse che è possibile stampare.
Una volta sistemate le impostazioni di stampa e risolti eventuali errori, il foglio sullo schermo viene ruotato nella direzione scelta (orizzontale) e su di esso compare ripetutamente la scritta: “Record successivo”. Da Lettere>Inserisci campo unione, procediamo ad inserire le voci dei campi del nostro database.
Figura 6. Inserire i campi unione
Per inserire tutte le voci, clicchiamo due volte su ognuna di esse nella sequenza che preferiamo, oppure una sola volta sulla voce dando un clic successivo al pulsante “Inserisci”. I campi inseriti saranno inseriti sul foglio in sequenza senza spazi.
Per staccare i campi, poniamo il cursore del mouse fra un campo e l’altro e diamo l’Invio; quindi clicchiamo su Lettere>Aggiorna etichette.
È anche possibile aggiungere una formula di apertura prima del titolo del destinatario. Da Lettere>Formula di apertura selezioniamo i campi che ci interessano e visualizziamo nella stessa finestra l’anteprima del risultato.
Figura 7. Inserire formule di apertura
Ora possiamo lanciare la stampa vera e propria: da Lettere>Finalizza e unisci, selezioniamo “Stampa documenti…”: dalla finestra possiamo scegliere di stampare tutti i nominativi del database, quelli da un certo punto in poi, o compresi in un intervallo.
Figura 8. Lanciare la stampa
Dopo l’Ok, il programma ci chiede quale stampante utilizzare e, ne scegliamo una e finalmente lanciamo la stampa.
Un consiglio utile prima di stampare tutte le etichette è quello di fare una prova di stampa selezionando pochi “record”, nel nostro caso record da 1 a 12, giusto il numero di etichette che entrano in una pagina.
Altra possibilità è quella di fare un test lanciando la stampa su una stampante virtuale, come quella creata con PDF Creator. Ciò consente avere un’anteprima a video del risultato, evitando di sprecare carta.
