Abbiamo già esaminato procedure e accorgimenti da utilizzare per creare delle tabelle quantitative in un documento di Word ed abbiamo proposto un modello di Nota di Accredito per approfondire alcuni aspetti legati a tale tematica. In questo tutorial proponiamo un modello di fattura commerciale con una sola aliquota IVA realizzato completamente in Word e ci soffermiamo, brevemente, sulle procedure che consentono il salvataggio del documento come modello.
=> Scarica il modello di fattura
Uso del modello
Il modello può essere suddiviso idealmente in due aree.
Nella prima occorrerà creare l’intestazione dell’azienda (non abbiamo utilizzato campi di testo per consentire di utilizzare una intestazione personalizzata, comprensiva anche di un logo aziendale), trascrivere il nome del cliente e il suo indirizzo in sostituzione dei campi appositamente creati, e completare la prima tabella del documento inserendo i dati (numero, riferimento, regolamento, banca di appoggio) relativi alla fattura, ad esclusione della data che viene riproposta automaticamente dal campo-data creato nella cella ad essa relativa.
Nella seconda area del modello, costituita dalla tabella-fattura, si inseriscono la descrizione, le quantità, il prezzo unitario di vendita e l’eventuale sconto, espresso in percentuale, praticato sui singoli prodotti (nel modello sono stati previsti fino ad un massimo di sei righe per tali operazioni); nella parte bassa della fattura, inoltre, potranno essere indicate eventuali spese da addebitare al cliente in fattura o derivanti da altri documenti.
Dopo l’inserimento dei dati è sufficiente posizionarsi su di un campo-formula qualsiasi della colonna Importo (ad esclusione, ovviamente, delle celle indicanti le spese) ed utilizzare il tasto funzione F9 per consentire a Word di rieseguire i calcoli.
Come costruire il modello
Per consentire l’inserimento dei dati relativi al destinatario della fattura inseriamo nel documento, attraverso la finestra Campo (Inserisci>Campo), alcuni campi MacroButton appartenenti alla categoria Automazione documento. A questi bottoni assegniamo la macro ClicSuCampo che consente di selezionare il campo e sostituirne il testo.
Possiamo lasciare al sistema il compito di inserire la data all’apertura del documento. Perciò, nella cella A2 della prima tabella, inseriamo un campo CreateDate, appartenente alla categoria Data e ora (siamo sempre nella finestra campo).
Accediamo alla finestra Formula (Tabella>Formula), per popolare la colonna Importo della tabella-fattura. Inseriamo, quindi, i campi contenenti i calcoli necessari a determinare i singoli importi scontati, l’imponibile IVA, l’IVA, e il totale fattura; a tutti questi campi assegniamo assegna il formato numerico Valuta, con due cifre decimali (#.##0,00) (sempre nella finestra Formula).
Per calcolare l’importo scontato relativo al primo prodotto fatturato, nella campo all’interno della cella E2 della tabella è stata digitata la formula =B2*C2*(1-D2) ovvero, è stato moltiplicato il valore inserito nella colonna Quantità per il relativo Prezzo unitario al netto dell’eventuale sconto inserito nella quarta colonna. L’utilizzo nella formula (1-D2) richiede necessariamente, subito dopo la digitazione dello sconto nella cella D2, il simbolo percentuale (%).
Formule simili sono state utilizzate nei campi dell’intervallo E3:E7 della tabella: nella cella E3 è stata utilizzata la formula =B3*C3*(1-D3), nella cella E4 la formula =B4*C4*(1-D4), e così via.
Per calcolare il totale degli importi scontati è stato inserito un nuovo campo-formula nella cella B8 (e non E8, in quanto le celle alla sinistra sono state unite!) ed utilizzata la funzione =SUM(ABOVE) che consente, di sommare tutti i valori posti al di sopra della cella.
Nella cella B10 è stata utilizzata la formula =B8+B9 che consente di calcolare la base imponibile aggiungendo al totale calcolato in precedenza eventuali spese non documentate (B9) addebitate in fattura.
Per determinare l’IVA è stata utilizzata, nel campo della cella C11, la formula =B10*B11 che moltiplica la base imponibile (B10) per l’aliquota IVA inserita nella cella B11. Nel costruire la formula si è fatto riferimento ad un valore dell’aliquota IVA “esterno” (inserito, appunto, nella cella B11) e, pertanto, non necessita di correzione nel caso di fatture soggette ad aliquota IVA differente dal 20%: in tal caso, infatti, sarà sufficiente digitare la nuova percentuale (ad esempio, 4% o 10%) all’interno della cella B11.
Il totale fattura è stato, infine, calcolato nella cella B13 attraverso la formula =B10+C11+B12, ovvero sommando il totale imponibile, l’IVA e le eventuali spese documentate inserite nella cella B12.
Come personalizzare il modello
La fattura è stata predisposta per un massimo di sei prodotti. È opportuno evitare la comparsa degli zero (0,00) all’interno della colonna Importo quando si fatturano meno prodotti. In questo caso possiamo eliminare i campi non utilizzati senza intervenire sulle formule: l’utilizzo dell’argomento ABOVE nella funzione SUM (cella B8) non genera alcun errore in mancanza di campi nella colonna Importo e, di conseguenza, anche le altre formule sottostanti che fanno riferimento al totale importo scontato restituiranno valori corretti; diversamente, se si eliminano le righe relative ai prodotti o se ne aggiungono altre, si modificano le coordinate delle celle e, pertanto, sarà necessario apportare correzioni alle formule utilizzate per calcolare il Totale imponibile, l’IVA e il Totale fattura.
Come creare un modello di documento
La fattura proposta può essere trasformata in un modello di documento di Word in maniera da poter creare facilmente nuove fatture. Per creare un modello è sufficiente utilizzare il comando File>Salva con nome e selezionare dall’elenco Tipo file della finestra omonima che appare a video, la voce Modello di documento.
Se il file viene salvato nella cartella Modelli (quest’ultima viene proposta automaticamente da Word), è possibile creare nuovi documenti basati su di esso selezionando il modello all’interno della scheda Generale della finestra Modelli.
Prima di utilizzare la procedura di salvataggio come modello è consigliato inserire l’intestazione dell’azienda, lasciare intatti i campi relativi al destinatario, svuotare i dati relativi ai prodotti e alle spese utilizzati come esempio e, se necessario (ad esempio, l’azienda fattura normalmente più di sei prodotti), modificare il numero di righe e le coordinate delle celle richiamate nelle formule del prospetto-fattura.
Infine, per evitare il rischio di stampare una fattura senza aver in precedenza aggiornato i campi (accade spesso, purtroppo!), è possibile assegnare facilmente tale compito a Word; è sufficiente, difatti, utilizzare il comando Opzioni del menu Strumenti e spuntare la casella Aggiorna campi posta nella scheda Stampa della finestra di dialogo Opzioni.
