Accanto a strumenti di comunicazione in senso stretto, come l’Istant Messenging, le chat aziendali, i blog o più semplicemente i meeting e le riunioni periodiche, vi sono altri aspetti della comunicazione, che riguardano lo scambio di documentazione fra i membri del team, oggi per lo più svolto tramite posta elettronica.
Fra i software per la gestione delle e-mail, un posto di rilievo va riconosciuto ad Eudora, un client open source di Qualcomm, recentemente tornato alla ribalta grazie al valido contributo degli sviluppatori di Mozilla. Scopriremo a breve che, per essere un prodotto gratuitamente scaricabile ed utilizzabile su piattaforme Windows e Mac, Eudora offre delle caratteristiche utili per il file sharing aziendale.
Tralasciando le impostazioni di base (che trattiamo in fondo all’articolo) e le impostazioni stile, come il carattere del messaggio, la scelta fra messaggi formattati in HTML e semplici file di testo, e molto altro, passiamo ora vedere l’aspetto principale dell’ultima versione di Eudora: la possibilità di condividere file (in qualsiasi formato) all’interno di un gruppo di utenti autorizzati.
Eudora permette di inviare alcuni file ogni volta che questi vengono aggiornati, in modo del tutto automatico, evitandoci la scocciatura di dover confezionare un nuovo messaggio, ad ogni nuova versione dei file. Anche in ricezione, l’automatismo ci semplifica la vita: eudora riconosce tra gli allegati della posta in arrivo i file condivisi e li sovrappone alle versioni precedenti, mantenendo tante copie di backup quante ne impostiamo. L’unica accortezza consiste nel tenere aperto il client di posta elettronica quando si effettuano le modifiche sui file.
Questa caratteristica si chiama ESP (Eudora Sharing Protocol). Vediamo nel dettaglio come utilizzarla.
Utilizzare ESP
Supponiamo di costituire un gruppo di lavoro; ogni membro ha un suo task da portare avanti, e vogliamo che i file prodotti da ciascuno possano essere modificati, revisionati o semplicemente letti dagli altri membri.
Avviamo allora le impostazioni di ESP, cui seguiranno gli inviti ai membri del team. Eudora non pone limiti alla costituzione di gruppi, per cui un manager, a capo di più gruppi contemporaneamente (anche con funzioni differenti), può costituirne più di uno, distinguendoli opportunamente.
Da Tools>ESP Groups>New… , costituiamo il primo gruppo di lavoro grazie al sussidio dell’apposita procedura guidata, quindi assegniamo il nome al gruppo (ad esempio, Apollo) e una breve descrizione del contenuto che intendiamo condividere. A questo punto la procedura guidata ci chiede di scegliere la cartella in cui archiviare la posta relativa al gruppo, nella quale confluiranno tutte le comunicazioni di aggiornamento della cartella stessa; Eudora traccia data e ora degli aggiornamenti, così da poter stabilire in che modo sovrapporre i salvataggi.
Una volta crato il gruppo, bisogna aggiungere gli utenti, attraverso l’invio di inviti. Gli utenti invitati dovranno disporre di un’installazione funzionante di Eudora; quando riceveranno l’invito – via posta elettronica ovviamente – dovranno seguire le istruzioni di adesione automatiche in esso contenute, per aderire al gruppo. La loro casella di posta risulterà nell’elenco degli utenti del gruppo.
Le impostazioni del menu Sending Mail sono le più importanti perché un’errata impostazione non consentirebbe di inviare posta, pur ricevendola. Eudora, a differenza di altri client di posta elettronica più datati, consente di impostare il Secure Socket in uscita su TSL, talvolta obbligatoriamente richiesto dal provider per il riconoscimento delle e-mail e la non confondibilità delle stesse con messaggi di spam, che verrebbero automaticamente respinti e per questo non inoltrati.
Conclusioni
La nostra panoramica si ferma qui, ma non le molteplici funzionalità di Eudora, che nella versione commerciale offre anche un filtro spam utilissimo e preciso. Diversamente, è possibile affiancare Eudora ad un software antispam come Spamihilator, anch’esso gratuito.
Questo client di posta si rivela un buono strumento per la gestione delle e-mail e, come abbiamo visto, per il file sharing. Se accontenta le esigenze di aziende di piccole e medie dimensioni, quando il numero di caselle mail cresce di qualche zero, può diventare insufficiente.
