Lo Smart Working, approccio innovativo all’organizzazione del lavoro improntato sul flessibilità e autonomia per quanto riguarda spazi, orari e strumenti di lavoro, si sta finalmente affermando anche in Italia, liberandosi del semplicistico concetto di Telelavoro. Ma la strada è ancora in salita: il 67% delle aziende ha attivato qualche iniziativa ma solo l’8% adotta realmente un modello efficiente di Smart Working, introducendo strumenti tecnologici digitali, adeguate policy organizzative, nuovi comportamenti organizzativi e layout fisici degli spazi.
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Si sta comunque diffondendo l’abitudine a lavorare in luoghi diversi dall’ufficio tra impiegati, quadri e dirigenti: in mobilità, fuori sede, presso i clienti. Eppure i professionisti “pronti” a diventare Smart Workers sono appena il 20%, a causa di ostacoli non prevedibili e pianificabili, scarso coinvolgimento decisionale da parte del capo e limitata autonomia nella definizione degli orari di lavoro.
Fare Smart Working in Italia è possibile, e i segnali sono incoraggianti grazie alla crescente attenzione delle aziende, alla disponibilità delle tecnologie digitali, alla propensione delle persone all’interazione e alla relazione virtuale. Ma la strada per ripensare i modelli di organizzazione del lavoro è solo all’inizio. Il dibattito sul tema ha infatti contribuito alla crescita di consapevolezza, ma in Italia manca ancora un approccio sistemico.
Il 50% delle aziende si è focalizzata su una o due leve di progettazione, mentre il 17% ha sviluppato piani che ne comprendono tre o quattro. E solo l’8% – come dicevamo – ha avviato un vero piano di Smart Working con un progetto organico. Si tratta in prevalenza di grandi aziende con più di 500 addetti, che appartengono in maggioranza ai settori Alimentare, ICT e Telecomunicazioni, Manifatturiero.
Il 59% degli interventi effettuati riguarda l’introduzione di nuove tecnologie digitali, seguite da formazione sugli stili di management (36%) e policy di flessibilità riguardo a luogo/orario di lavoro (32%), destinate a crescere nei prossimi anni. La riprogettazione degli spazi fisici è ancora limitata a meno di un quinto delle aziende (19%).
Gli interlocutori più sensibili allo Smart Working in azienda sono i manager della direzione HR e nell’ambito Facility, seguiti dai CIO. Le principali motivazioni che stanno spingendo le aziende a orientarsi verso questi modelli di lavoro sono: miglioramento del work-life balance (71%) e della produttività (56%) oppure incremento della motivazione (53%) e benessere organizzativo (45%).
Le tecnologie più utilizzate per abilitare lo Smart Working in Italia sono quelle della UCC (Unified Communication & Collaboration), adottate già dal 70% delle aziende, in particolare infrastrutture VoIP e strumenti di webconference e instant messaging. Seguono Mobile Business App diffuse nel 51% delle aziende, anche se il numero di applicazioni accessibili da Mobile è ancora limitato, e iniziative Social presenti in un quarto delle aziende. Un numero crescente di applicazioni si sta spostando anche verso il Cloud Computing, paradigma tecnologico fondamentale per garantire l’accessibilità a dati e applicazioni da qualunque luogo e con qualsiasi device.
Fondamentali per abilitare lo Smart Working sono i device mobili che rendono possibile accedere alle informazioni e lavorare anche al di fuori di spazi e orari di lavoro tradizionali. L’adozione di tecnologie e policy organizzative da sola non è però sufficiente per introdurre lo Smart Working. Per cambiare le modalità di lavoro in modo efficace bisogna agire anche sui comportamenti delle persone e sugli stili di leadership dei manager.
Secondo l’Osservatorio Smart Working, sono quattro i principi di leadership che è necessario adottare: 1) Sense of community, un modo di relazionarsi più aperto e collaborativo della cultura funzionale e gerarchica tradizionale; 2) Empowerment, un percorso a due vie tra capi e collaboratori di progressiva delega e responsabilizzazione; 3) Flexibility, adattare in modo dinamico le modalità di lavoro in funzione delle esigenze dell’individuo e dell’organizzazione; 4) Virtuality, poter scegliere dove e quando lavorare grazie all’ICT.
