E’ fatto obbligo per le società tenere i libri e le scritture contabili prescritti nell’articolo 2214 del codice civile nonché redigere il bilancio. Il bilancio è la parte finale di un complesso processo di rilevazioni contabili ossia un insieme ordinato di documentazione inerente l’impresa: documenti contabili che contengono le registrazioni e gli atti a supporto delle scritture quali fatture, lettere, fax, telegrammi, email.
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Ai fini delle rilevazioni contabili grande importanza va data al libro giornale e al libro mastro, due strumenti che consentono di registrare gli eventi aziendali secondo un criterio cronologico o sistematico. Entrambi sono aggiornati secondo il metodo della partita doppia e possono interessare conti finanziari, economici o patrimoniali. Ogni fatto di gestione, ossia ogni operazione posta in essere dall’imprenditore o da chi opera in sue veci, viene tramutato in scritture contabili. Tipici esempi sono la vendita di un bene o il pagamento di una fattura. Le scritture contabili, pertanto, hanno il compito di rilevare, al momento della loro manifestazione, le entrate e le uscite di capitali, il sostenimento di costi e il conseguimento di ricavi nonché i movimenti patrimoniali. Il sistema di rilevazione delle scritture contabili prende il nome di contabilità generale.
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Le operazioni rilevate dalla contabilità generale cominciano al 1° gennaio di ogni anno con le scritture di apertura e si concludono al 31 dicembre con la redazione del bilancio, il documento che espone i valori reddituali e patrimoniali dell’impresa. Il bilancio d’esercizio è composto da alcuni prospetti che il codice civile rende obbligatori per molte imprese: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e rendiconto finanziario. Non tutte le scritture contabili, tuttavia, sono supportate da atti o documenti. Il bilancio, infatti, deve riportare tutte le operazioni di competenza dell’esercizio corrente ai sensi dell’articolo 2423 del codice civile. Ciò vuol dire che l’operazione contabile deve essere rilevata indipendentemente dalla ricezione di un atto o di un documento. Si parla, quindi, di scritture di assestamento che consistono nella rilevazione di quei fatti di gestione che, pur di competenza economica dell’esercizio, non risultano ancora iscritti in contabilità per mancanza della relativa documentazione.
