La linea generale è che il datore di lavoro non può utilizzare nessuno strumento specifico per il controllo dipendenti a distanza senza che ci siano motivazioni precise (ad esempio, esigenze produttive, organizzative, di sicurezza), e senza un accordo sindacale o un’autorizzazione della DTl, la direzione territoriale del Lavoro: resta il fatto che la riforma dei controlli sui dipendenti ha eliminato una serie di paletti previsti invece dalla attuale normativa (in vigore fino a quando non sarà ultimato l’iter del decreto attuativo del Jobs Act). Alla base della nuova norma, l’esigenza di adeguare la legislazione alle nuove tecnologie, inserendo quindi le regole specifiche per pc, smarthpone, tablet. Tecnicamente, lo ricordiamo, viene modificato l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Ma vediano cosa cambia specificamente per una serie di strumenti precisi, armonizzando la nuova norma con le regole del garante Privacy.
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Qui continuano a valere le regole stabilite dal Garante della privacy. Il datore di lavoro non può controllare la posta elettronica del dipendente. Non sono previste differenze sostanziali fra il caso in cui l’utilizzo dell’indirizzo di posta elettronica aziendale sia consentito per soli fini lavorativi o se invece si possa usare anche a scopo privato. In effetti, l’abitudine di utilizzare liberamente l’email è abbastanza radicata da rendere eventuali limitazioni inadeguate rispetto alla realtà. Comunque sia, prescrive il garante della privacy, le policy aziendali in materia di utilizzo della posta elettronica devono essere chiare e bisogna darne comunicazione ai dipendenti, in modo che non siano portati a ritenere, ad esempio, confidenziali, comunicazioni che invece non lo sono. Vale sempre il principio che non sono leciti controlli che eccedano i criteri di opportunità e pertinenza. La nuova legge impone comunque la comunicazione al lavoratore delle eventuali modalità di questi controlli. Sono sempre vietati comportamenti come la sistematica lettura delle mail del dipendente.
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Geolocalizzazione
Qui il discroso è complesso. Lo stesso Garante della Privacy prevede che ci possano essere esigenze organizzative e di sicurezza che comportino la possibilità per il datore di lavoro di localizzare il dipendente. In questi casi, l’azienda può, ad esempio, installare sugli smartphone specifici software. E’ necessario che le esigenze produttive, organizzative o di sicurezza siano esplicitate, e ci vuole un accordo sindacale. Non solo: il dipendente deve sapere che c’è il software installato sul suo telefonino. Il software non deve avere accesso ad altri dati privati presenti sul telefonino. La configurazione del sistema deve prevedere che sullo smartphone appaia un’icona che avvisi il dipendente che la funzione è attiva. Non si possono archiviare dati, l’ultima geolocalizzazione deve annullare quella precedente.
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Internet
Il dipendente deve sapere con chiarezza quale utilizzo può fare della rete: ad esempio, l’azienda deve comunicare se è consentito navigare per fini ludici o personali, utilizzare i social network, se può effettuare download, quali strumenti di rete può utilizzare. Il datore di lavoro deve anche fornire adeguata informazione sulle conseguenze, eventualmente anche disciplinari, di forme non consentite di utilizzo di internet. Il datore di lavoro può prevedere filtri che impediscano ad esempio la navigazione su determinati siti o impediscano alcune operazioni. In generale, bisogna evitare che eventuali controlli, ad esempio sulla navigazione del dipendente, possano comportare il trattamento di dati sensibili (convinzioni religiose, politiche, stato di salute, vita sessuale). Come per la posta elettronica, sono vietati controlli e monitoraggi sistematici.
