L’esigenza di risparmiare tempo e carta per la gestione documentale sta finalmente trovando concrete risposte nelle aziende, con una progressiva dotazione di sistemi informatici dedicati.
Ciò implica un cambio di mentalità nei dipendenti, che devono abituarsi progressivamente a leggere, lavorare sui documenti aziendali direttamente in formato elettronico.
Un unico strumento informatico permette tra l’altro di reperire velocemente e con efficienza i documenti, di aumentare l'automazione dei processi di business interni ed esterni, di migliorare la collaborazione tra le divisioni dell'azienda e far confluire tutto in un singolo repository centralizzato.
Tra i prodotti a disposizione sul mercato, possiamo prendere ad esempio Autonomy (Autonomy WorkSite e TeleForm basate sulla tecnologia IDOL – Intelligent Data Operating Layer), il sistema adottato da IKEA, che offre anche uu supporto multilingue e una buona scalabilità .
Autonomy propone anche un sistema di knowledge management (Autonomy Universal Search) per semplificare la ricerca documentale.
