Le nuove regole di conservazione sostitutiva rendono obbligatoria l'individuazione di un responsabile che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione. Si tratta, in pratica, di un soggetto dotato di responsabilità , autonomia e potere di delega, ad uno più soggetti competenti ed esperti, lo svolgimento delle proprie attività .
I compiti del responsabile della conservazione possono essere così sintetizzati:
- definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione relativamente alla tipologia dei documenti da conservare;
- verificare che il processo di conservazione sia conforme, nel tempo, alla normativa vigente;
- monitorare il corretto funzionamento del sistema di conservazione;
- assicurare l'integrità degli archivi nel tempo e la leggibilità dei documenti;
- accertare l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, prendere provvedimenti;
- aggiornare i documenti in funzione dell'evolversi del contesto tecnologico;
- predisporre il manuale di conservazione e provvedere al relativo aggiornamento in caso di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici.
Il responsabile della conservazione può essere una persona fisica o giuridica. Non è raro, soprattutto nelle imprese più piccole, che il responsabile sia proprio l'imprenditore. In caso di affidamento ad un dipendente dell'impresa o ad un professionista si ritiene necessario conferire apposita delega.
L'individuazione del soggetto e le modalità di nomina non sono soggette ad alcun tipo di vincolo normativo. Tuttavia l'atto di nomina potrebbe essere uno dei primi documenti ad essere richiesti in caso di verifica da parte dell'Amministrazione Finanziaria. Per questo motivo è bene predisporre apposita lettera di incarico da farla controfirmare per accettazione al soggetto nominato.
Il responsabile della gestione conservazione documentale può avvalersi di altri soggetti che offrono garanzie organizzative e tecnologiche per la conservazione dei documenti informatici. A tale scopo, presso DigitPa è stata introdotta la figura dei conservatori accreditati ossia soggetti pubblici o privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi.
