Le scritture contabili obbligatorie sono soggette a obbligo di conservazione. In particolare l'articolo 2220 del codice civile prevede un termine di almeno dieci anni dalla data dell'ultima registrazione mentre il Fisco stabilisce la conservazione fino al momento in cui l'Amministrazione Finanziaria ha compiuto gli accertamenti relativi al periodo d'imposta a cui le scritture si riferiscono. Tale termine è convenzionalmente determinato in cinque anni dalla fine dell'esercizio a cui le scritture si riferiscono. In caso di contenzioso pendente il periodo può essere esteso fino alla fine dell'accertamento relativo al periodo d'imposta e, pertanto, anche oltre i dieci anni previsti dal codice civile.
La conservazione delle scritture contabili può avvenire su supporti cartacei o su supporti d'immagine. La prima modalità di conservazione è quella classica. Qualora l'imprenditore dovesse scegliere di conservare le scritture su supporti d'immagine deve garantirne la visualizzazione e la stampa in qualunque momento e con i mezzi messi a disposizione da egli stesso.
Per agevolare il trasferimento delle scritture contabili dal supporto cartaceo a quello digitale sono state introdotte diverse disposizioni. In particolare la conservazione sostitutiva in formato elettronico delle scritture contabili e la fattura elettronica sono state introdotte con la Legge 489 del 1994, con il D.Lgs 52 del 2004, con il D.M. 23 gennaio 2004 e con il provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010.
Il codice civile, inoltre, è stato aggiornato con l'articolo 2215-bis che disciplina le scritture contabili informatiche, articolo che con il recente Decreto Sviluppo n. 70/2011 ha subito qualche modifica al fine di rendere possibile la dematerializzazione dei libri e delle scritture contabili la cui tenuta e conservazione è imposta dalla normativa civilistica.
Possono essere conservati in formato elettronico i seguenti documenti:
- Libro giornale;
- Libro degli inventari;
- Libro mastro;
- Scritture ausiliarie di magazzino;
- Registro dei beni ammortizzabili;
- Registri Iva;
- Dichiarazioni fiscali;
- Modelli di pagamento F23 e F24;
- Libri sociali;
- Bilancio e documenti annessi;
- Fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
- Ricevute e scontrini fiscali.
