Si chiama dematerializzazione ed è quel processo che permette gradualmente di rinunciare alla carta per avvicinarsi sempre più ad una gestione delle informazioni con flussi di dati in formato elettronico. E' quello che molte aziende stanno cercando di fare in questi ultimi anni. Non è facile poiché si tratta di introdurre elementi innovativi di carattere organizzativo, procedurale e culturale. Tuttavia è un processo particolarmente importante e pieno di vantaggi: maggiore efficienza, efficacia e competitività .
La tenuta delle scritture contabili in forma digitale offre risparmio di tempo, accesso semplificato alle informazioni, migliore tenuta delle informazioni. Il Decreto Sviluppo del 2011 ha dato un nuovo impatto alla dematerializzazione di libri e scritture contabili modificando l'articolo 2215-bis del codice civile e introducendo semplificazioni di procedure e tempistiche per la tenuta in modalità informatica di libri e scritture.
In particolare il codice civile stabilisce che i libri, i documenti e le scritture possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni in essi contenuti devono essere consultabili in qualsiasi momento con i mezzi messi a disposizione del soggetto tenutario e dovranno essere riproducibili o copiabili per gli usi consentiti dalla legge.
La differenza tra documenti in formato cartaceo e quelli in formato elettronico sta nel fatto che mentre i primi sono soggetti a numerazione e bollatura, i secondi sono soggetti ad applicazione annuale di marca temporale e firma digitale. Firma digitale e marca temporale devono essere apposte annualmente dall'imprenditore o da un suo delegato: la firma garantisce provenienza e immodificabilità dei dati registrati; la marca temporale ne assicura una datazione certa e opponibile a terzi. Dal punto di vista operativo per poter apporre la firma digitale occorre essere in possesso di un dispositivo per le firme quali smart card o particolari chiavette Usb in grado di firmare un documento senza ulteriori esigenze di software o hardware.
In pratica una volta all'anno libri e registri devono essere resi immodificabili. Pertanto l'impresa dovrà dotarsi di un sistema informatico che consenta l'acquisizione dei dati dal gestionale e la loro conservazione in un documento statico non modificabile, unitamente all'apposizione di firma elettronica e marca digitale rilasciate da un certificatore accreditato.
Il momento in cui l'imprenditore deve apporre firma digitale e marca temporale coincide, come stabilito dall'articolo 2251-bis del codice civile, con il momento previsto per la conservazione degli stessi documenti a rilevanza fiscale, di cui alle disposizioni contenute nel D.M. del 23 gennaio 2004.
Gli articoli 2709 e 2710 del codice civile stabiliscono che, a livello probatorio, i libri, i repertori e le scritture tenute con strumenti informatici hanno la medesima efficacia di quelli analogici. Resta inteso che questa efficacia è consentita dalla corretta apposizione di marca temporale e firma digitale.
