La contabilità è il sistema di rilevazione dei fatti e delle operazioni di gestione delle imprese. E' in pratica il nucleo del processo informativo di ogni azienda, indispensabile per la direzione e il controllo dell'impresa.
In tal senso l'articolo 2214 del codice civile stabilisce che l'imprenditore che esercita un'attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.
La modalità di tenuta del libro giornale e il termine entro il quale occorre registrare le singole operazioni sono stabilite dall'articolo 2216 del codice civile.
Il libro giornale deve indicare in maniera cronologica le operazioni relative all'esercizio dell'impresa. Le operazioni possono essere registrate alla data di effettuazione dell'operazione oppure alla data di conoscenza del fatto amministrativo.
In merito alla cronologia delle operazioni c'è da dire che la normativa non obbliga le imprese ad aggiornare giornalmente le scritture contabili. E', invece, previsto un tempo di registrazione non superiore a sessanta giorni dal momento in cui l'operazione si è verificata. L'unica deroga a tale obbligo vale esclusivamente per l'aggiornamento delle scritture di chiusura dell'esercizio limitatamente alle società il cui bilancio è soggetto all'approvazione dell'assemblea. In tal caso il termine ultimo per la registrazione delle scritture coincide con quello stabilito per la dichiarazione dei redditi.
Le scritture contabili devono essere tenute secondo le norme di un'ordinata contabilità , senza spazi bianchi, né abrasioni o cancellazioni. Se occorre fare una rettifica è necessario che le parole annullate siano leggibili.
Qualora l'azienda abbia subito un furto, nel caso di accertamento dovrà provare la legittimità e la correttezza dei costi mediante l'esibizione dei relativi documenti contabili. Se l'imprenditore non riesce a fornire il giustificativo del costo sostenuto dovrà attivarsi per l'acquisizione presso i propri fornitori al fine di ottenere copia della fattura. Risulta evidente, pertanto, che la sola denuncia di furto non è sufficiente a fornire la prova in caso di controversia.
