I dipendenti mandati in trasferta hanno diritto ad un rimborso delle spese sostenute per conto dell'azienda.
Con il termine trasferta si intende lo spostamento temporaneo dalla sede di lavoro indicata nel contratto o nella lettera di assunzione verso altre destinazioni.
Solitamente si distinguono le trasferte all'interno del comune dell'impresa e le trasferte extracomunali (nelle quali rientrano anche quelle all'estero). Tale differenza è fondamentale in quanto determina l’imposizione fiscale. Le trasferte comunali sono, infatti, assoggettate a tassazione in capo al lavoratore fatta eccezione per i rimborsi delle spese di trasporto quali ad esempio il rimborso chilometrico. Nelle trasferte extracomunali il rimborso può avvenire in tre diversi modi: forfettariamente, a piè di lista e misto.
Nel rimborso forfettario il dipendente riceverà un importo a forfait a copertura di tutte le spese. Fino a euro 46,48 (tale limite è elevabile fino a euro 77,47 per le trasferte all'estero) si considerano esenti da imposta. La parte eccedente concorrerà alla formazione di reddito per il dipendente.
Nel rimborso a piè di lista il dipendente dovrà presentare una nota spese riepilogativa. Il rimborso è esente da imposte.
Il rimborso misto si compone di elementi del rimborso forfettario e del rimborso a piè di lista. Presenta, quindi, la caratteristica di offrire al dipendente un forfait, solitamente ridotto di un terzo rispetto a quello standard, se vengono rimborsate le sole spese di vitto o solo quelle di alloggio mentre sarà ridotto di due terzi rispetto a quello standard se è previsto il rimborso sia delle spese di vitto che per quelle di alloggio.
Per l'impresa, le spese di vitto e alloggio sostenute per trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai propri lavoratori dipendenti sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore a euro 180,76 elevato a euro 258,23 per le trasferte all'estero.
