La condivisione di dati, locale o remota che sia, di fatto rappresenta una delle esigenze più comuni nello svolgimento della maggior parte delle attività professionali che prevedano l’organizzazione del lavoro basata su gruppi.
Tra le informazioni da gestire in team vi sono ad esempio i calendari e le attività pianificate, potendo naturalmente visualizzare e modificare i relativi riferimenti in qualsiasi momento.
Microsoft Outlook è uno strumento che viene di frequente utilizzato negli uffici e tipicamente per poter condividere i dati è necessario ricorrere a supporti quali Microsoft Exchange Server, concepito proprio per agevolare la collaborazione in linea tra diversi utenti.
Esistono però alternative in grado di ovviare alla presenza di un servizio server, semplificando così la gestione stessa dello scambio dati.
Schedules4Team è un tool ideato proprio per fare a meno di Exchange e favorire una valida soluzione alla condivisione di cartelle di gruppi di lavoro legate ad Outlook.
Il modulo è compatibile con le principali versioni del programma PIM della casa di Redmond, a cominciare dalla versione 2000 per arrivare sino alla più recente 2007.
La disponibilità di una versione di prova pienamente funzionante per 14 giorni consente di valutarne le funzionalità principali, per rendersi effettivamente conto della sua effettiva utilità .
L’idea è stata quella di utilizzare la funzionalità di posta elettronica: quando uno dei membri del gruppo inserisce un nuovo elemento, come un appuntamento od un’attività , l’applicativo lo converte in un’email e la spedisce a tutti gli altri partecipanti a titolo di promemoria.
In modo inverso, quando viene ricevuto il messaggio, questo viene trasformato nuovamente in appuntamento od attività ed inserito nella specifica cartella, così visualizzabile nella classica vista calendario di Outlook.
I dati sono ordinabili in base a luoghi, gruppi, membri o filtri personalizzati, favorendo così una consultazione più appropriata e veloce. Schedules4Team si propone dunque come un semplice ma valido supporto per la sincronizzazione di calendari di gruppo, che si caratterizza anche per il suo funzionamento offline.
