Si è parlato spesso di come proteggere i documenti, all’interno dell’azienda, da occhi indiscreti o addirittura dalla creazione di copie non autorizzate.
Le imprese che perdano dati riservati sui i clienti possono andare incontro, oltre che a una perdita d’immagine, anche a multe salate.
Se però si utilizzano Office 2003/2007 e Windows Server 2003/2008 è possibile, ad un costo contenuto, l’installazione di AD RMS (Active Directory Right Management Services) e IRM (Information right Management), che consentono agli amministratori e a utenti autorizzati di inserire nel documento permessi ma anche limitazioni riguardanti stampa, copia e inoltro.
Queste autorizzazioni sono associate al documento e lo accompagnano ovunque, anche all’esterno dell’organizzazione.
RMS è una tecnologia client/server basata sul web che si fonda su Windows Server e Active Directory. L’autore del documento può impostare diritti come lettura, modifica, stampa, risposta e inoltra.
Il file è crittografato. Prima di visualizzare il file, il lettore dovrà ottenere una licenza dal server RMS dell’autore, che prima controllerà applicazione e autorizzazioni per l’utente finale.
RMS è integrato in Windows Vista ed è disponibile come ruolo di Server 2008.
Con Windows 2003 e Office 2000/Xp sarà necessario scaricare la versione recente del software e l’RMS SP2 per i client. Le applicazioni e non il sistema operativo, sono responsabili di applicare i diritti degli utenti.
Durante l’installazione RMS richiede Active Directory, Windows Server 2003 (consigliato) e un server di database, meglio se Microsoft Sql Server. E’ consigliabile installare RMS sul sito web predefinito e di non installare sullo stesso sito altri servizi basati sul web come Windows sharePoint Services.
IRM è integrato in Windows Vista e scaricabile come client RMS. Purché si pubblichi Service Connection Point (SCP) in Active Directory quando si imposta RMS, non sarà necessaria alcuna ulteriore configurazione. Le funzionalità RMS saranno disponibili nell’interfaccia utente non appena accederà a contenuti protetti.
