Il Libro Unico sul Lavoro nasce da una domanda di semplificazione delle imprese nella consueta gestione delle procedure amministrative e della contabilità relativa del lavoro dei propri dipendenti.
Costituito sulla base di soli due elementi – la presenza del lavoratore e lo sviluppo del trattamento retributivo – dal 16 gennaio 2009 non potrà più …essere tenuto a mano.
Con le nuove direttive (Circolare n. 20 del 21 agosto 2008), gli unici sistemi previsti sono:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo;
- stampa laser;
- su supporti magnetici o a elaborazione automatica dei dati.
Quale che sia la modalità di tenuta è obbligatorio:
- attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il Libro Unico del Lavoro;
- conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;
- istituire un documento unitario.
Il Libro Unico del Lavoro, in altre parole, deve risultare unitario quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.
Per questo riguarda il sistema di tenuta a stampa laser è prevista una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione.
I soggetti autorizzati sono tenuti al rispetto delle seguenti condizioni:
- la stampa del tracciato deve essere conforme al facsimile autorizzato;
- il programma di elaborazione deve prevedere la data e l’ora di stampa di ogni foglio;
- su ogni foglio devono, inoltre, essere riportati il numero progressivo della pagina, il numero di autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione e il codice della sede Inail che ha rilasciato l’autorizzazione.
Il Libro Unico, infine, può essere tenuto con modalità informatiche e precisamente su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate.
Il documento informatico deve avere la forma di documento statico non modificabile e deve essere emesso, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità , con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale.
