In data 19 giugno 2008, il Garante per la protezione dei dati personali, ha emesso una propria prescrizione, relativa ad alcune semplificazioni per piccole e medie imprese, liberi professionisti ed artigiani, nell’applicazione delle norme contenute nel D.Lgs. 196/03.
L’analisi del Garante ha evidenziato la necessità di effettuare una semplificazione per queste categorie di operatori, al fine di evitare adempimenti eccessivamente burocratici, che non forniscono un reale valore aggiunto alla correttezza e trasparenza del trattamento, rendendo anzi fastidiosa e sgradevole l’applicazione della normativa.
Semplificazione che permette, eliminando l’inutile burocrazia, di comprendere l’effettivo valore, in termini di organizzazione ed efficienza aziendale, proprio degli adempimenti in materia di protezione dei dati personali.
L’attenzione viene posta sull’informativa resa agli interessati dal titolare del trattamento. L’analisi del Garante ha permesso di evidenziare, in molti casi, un eccesso di lunghezza ed una mancanza di comunicatività delle informative, basate spesso sull’uso eccessivo di espressioni marcatamente giuridiche, incapaci di comunicare in modo semplice le caratteristiche del trattamento. Inoltre si assiste, in molti casi, al frazionamento dell’informativa, la quale invece dovrebbe avere carattere di organicità ed unitarietà .
In base a queste osservazioni, il Garante ha fornito le seguenti indicazioni relative all’informativa:
- deve essere fornita un’unica volta per il complesso del trattamento e non per singoli aspetti del rapporto con gli interessati;
- deve essere formulata in modo chiaro con linguaggio semplice;
- deve contenere le informazioni essenziali in un quadro di lealtà e correttezza;
- dovrebbe essere preceduta da una prima informativa breve, anche oralmente.
L’esempio riportato nella prescrizione del Garante, per la prima informativa breve, inseribile anche nel materiale cartaceo e nella corrispondenza già utilizzati dall’azienda, è il seguente:
“I SUOI DATI PERSONALI
Utilizziamo (anche tramite esterni) i dati che la riguardano esclusivamente per nostre finalità amministrative e contabili, anche quando li comunichiamo a terzi. Informazioni dettagliate, anche in ordine al suo diritto di accesso e agli altri suoi diritti, sono riportate su…”.
La descrizione dettagliata del trattamento viene perciò rinviata ad un’informativa dettagliata, messa a disposizione dell’interessato, ad esempio nel sito web dell’azienda.
La prescrizione del 19 giugno 2008, contiene anche delle indicazioni relative al consenso che il titolare deve richiedere all’interessato.
Il consenso non va richiesto nel caso in cui il trattamento è svolto “esclusivamente per correnti finalità amministrative e contabili, nonché quando i dati provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque”.
Importante pronunciamento è inoltre quello relativo alle attività di promozione dei propri prodotti e servizi, nella fattispecie in questione il Garante afferma che “i titolari del trattamento in ambito privato che hanno venduto un prodotto o prestato un servizio, nel quadro del perseguimento di ordinarie finalità amministrative e contabili, possono utilizzare senza il consenso i recapiti (oltre che di posta elettronica come già previsto dalla legge) di posta cartacea forniti dall’interessato, ai fini dell’invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazione commerciale”.
I limiti a tale tipo di utilizzo sono rappresentati dalla tipologia di beni e servizi oggetto della comunicazione, in quanto devono essere analoghi a quelli oggetto della vendita. L’interessato deve inoltre essere informato, al momento della raccolta dei dati, ovvero in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le finalità sopra indicate, della possibilità di potersi opporre al trattamento dei suoi dati personali.
Ovviamente l’interessato non deve essersi opposto a tale tipo di trattamento inizialmente o in occasione di successive comunicazioni.
