Tra gli elementi che conferiscono unità all’azienda e che toccano l’imprenditore in quanto diffondono lo spirito di appartenenza alla mission, alla vision e ai valori tra tutti i componenti dell’organizzazione, occorre annoverare lo strumento del “Virtual Workspace”.
Si tratta della naturale evoluzione delle classiche reti aziendali private LAN Intranet oppure di Extranet e degli stessi portali.
Prima di analizzare il concetto di Virtual Workspace è utile concentrare l’attenzione proprio sulla funzione originaria di Intranet, ossia utilizzare protocolli e standard Internet e del linguaggio HTML per creare un ambiente comune ai componenti dell’organizzazione affinché condividano dati e informazioni, indipendentemente dal tipo di piattaforma utilizzata. E questo sia internamente che esternamente all’azienda (PC, Macintosh o workstation UNIX).
Di fatto, oggi è possibile lavorare in tempi rapidi con un accesso alle aree aziendali ovunque ci si trovi.
Per intenderci, una intranet aziendale – ad esempio quella di una compagnia assicurativa – collega, mette in comunicazione, condivide risorse delle diverse aree operative (la field force, l’operation, il management) dovunque esse siano dislocate.
Inoltre, può anche consentire l’interazione del risultato dell’operatività dislocata sul campo, come la sottoscrizione di una polizza gestita da un agente, con il sistema informativo aziendale che la processa.
Riscontri applicativi generali di una Intranet sono sintetizzabili in:
– comunicazioni interne di carattere più o meno ufficiale come rassegne stampa, comunicati, newsletter;
– accesso facilitato degli utenti aziendali alla prenotazione di facilities (servizi aggiuntivi), all’help desk (servizio assistenza), al sistema di e-learning;
– ricerca e fruizione dei documenti aziendali;
– incontro e comunicazione multiutente: chat, forum, mailing list;
– supporto all’operatività aziendale;
– supporto di processo con strumenti studiati ad hoc o integrati alla infrastruttura.
Questo tipo di tecnologia va valutato attraverso le sue tre categorie fondamentali. Con la prima – di tipo istituzionale – il vertice aziendale informa il proprio personale per favorire il senso di appartenenza e semplificare alcune procedure con conseguente riduzione dei costi.
La seconda è operativa, ovvero supporta i processi aziendali riducendo il ciclo di esecuzione e i relativi costi.
Possiamo citare a questo proposito il sistema di inserimento degli ordini nel sistema informativo aziendale, di scheduling risorse o di effettuazione di un ordine di cancelleria. Ma anche le applicazioni di time reporting o di inserimento rimborsi spese e il sistema di CRM nella gestione del rapporto con il cliente.
L’ultima modalità di fruizione è quella di Knowledge Management , che ha l’obiettivo di raccogliere, organizzare e rendere fruibile il know-how di un’azienda in modo trasversale sulle diverse unità funzionali dell’impresa, con la centralizzazione della conoscenza e la sua accessibilità .
Una recente ricerca dell’Osservatorio Permanente sulle Intranet ed i Nuovi Sistemi Informativi, della School of Management del Politecnico di Milano, ha rilevato come anche nel nostro Paese ci sia un progressivo ingresso del Virtual Workspace come risultato della integrazione tra Intranet, ERP e strumenti di produttività individuale.
La nuova metodologia di lavoro, contando sulla estensione delle ICT, consente di aprire aree di lavoro maggiormente collaborative tra utenti e tra divisioni, in cui ognuno ha la possibilità di appropriarsi di risorse e strumenti per produrre, organizzarsi, apprendere e comunicare.
Le tecnologie informatiche del Virtual Workspace, rispetto alle reti Intranet, tendono a integrare più dimensioni orientandosi ad un supporto completo della vita aziendale e forniscono un livello di sostegno elevato su quattro piani:
– partecipativo con i responsabili;
– di informazione, conoscenza e socializzazione;
– interattivo con altri operatori e professionisti, anche esterni;
– operativo in senso stretto.
Il Virtual Workspace raggiungerà il massimo livello nel momento in cui riuscirà a rendere pienamente funzionali ciascuna di tali dimensioni e a integrarle. In questa maniera sarà in grado di favorire la velocità e l’agilità decisionale in quanto capace di veicolare tutte le informazioni necessarie al manager che ha il compito di definire le strategie operative.
Il modello migliore di integrazione per far fronte alle barriere tecnologiche prevede di investire in una progressiva componentizzazione del sistema ed in un orientamento ai servizi, tenendo però conto del livello di maturità delle applicazioni e delle esigenze delle diverse tipologie di utenti.
Sebbene oggi solo il 3% delle organizzazioni del campione considerato dall’osservatorio del Politecnico di Milano abbia intrapreso questo percorso, una percentuale molto più ampia di casi prevede di attuare queste evoluzioni nel giro di uno o due anni.
Dunque, il Virtual Workspace non ha solo il compito di assegnare un’identità precisa all’azienda e di conferire senso di appartenenza attraverso il rapido scambio di informazioni e cognizioni ma assume un ruolo strategico nel momento in cui genera i principi di innovazione grazie ai molteplici stimoli che derivano sia dall’ambiente interno che esterno all’organizzazione aziendale.
