Benché gli obblighi in materia di privacy e tutela dei dati personali siano essenziali per evitare abusi e garantire il rispetto dei diritti dell’individuo, alcuni settori aziendali possono sentirsi particolarmente ostacolati e appesantiti dalla burocrazia e dalle procedure obbligatorie.
I servizi di customer care e di assistenza e di informazione al pubblico sono sicuramente un esempio di questa realtà : il Garante della privacy in data 7 Dicembre 2007 ha pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale gli “Adempimenti semplificati per il customer care”, un serie di agevolazione per tutte quelle attività aziendali che, inevitabilmente per garantire i loro servizi, trattano dati personali dei clienti.
Nel documento si procede da una serie di considerazioni per mostrare la superfluità , in taluni casi, di esporre al cliente l’ormai celeberrima informativa sul trattamento dei dati.
Non è necessario fornire l’informativa quando non sono trattati dati personali o in relazione ai diversi elementi già noti all’interessato; nei soli casi in cui è invece necessario rappresentare alcuni elementi, vanno comunque utilizzate formule sintetiche, chiare e di immediata comprensione
Si deve tenere in considerazione, oltre all’aggravio burocratico, tempistico e logistico, alle modalità con cui spesso questi servizi sono erogati. Spesso si tratta di servizi telefonici relativi a contratti precedentemente stipulati per cui l’utilizzo delle informazioni minime (ovvero che rispettino i principi di liceità e necessità ) non richiede l’ulteriore richiesta di trattamento.
Il provvedimento si estende anche ai casi in cui non vi sia un contratto precedentemente firmato infatti:
Tuttavia, può verificarsi il caso in cui il servizio non è preceduto da un contratto o da contatti in occasione dei quali vi sia stata già la possibilità di informare adeguatamente l’interessato. Anche per questi casi, non è però necessario informare l’interessato rispetto agli elementi che gli siano già noti in base alle circostanze del caso.
Naturalmente, onde evitare abusi di libertà e usi eccessivamente lesivi dell’interessi del clienti di questo provvidamente, il Garante specifica anche l’importanza di adottare specifiche e opportune misure per quei call center che gestiscono più tipologie di dati ed espletano più servizi contemporaneamente.
Soprattutto in ragione dei principi cardine del trattamento, che continuinano a valere, e in quelle situazioni in cui parte della gestione è affidata in out-sourcing.
