Una delle funzionalità più utili e innovative di Microsoft Outlook 2007 è senza dubbio la possibilità di inviare messaggi di convocazione delle riunioni o di inviti a eventi, che si ripetono ciclicamente, impostando l’email una sola volta e aiutandosi con i form già settati.
La procedura è semplice: in Outlook, andiamo in “Strumenti | Moduli” e selezioniamo la voce “Scegli modulo”; si aprirà una finestra dalla quale scegliere il modulo “Appuntamento” che genera un messaggio vuoto da compilare.
La finestra di questa nuova email è caratterizzata da controlli data attraverso i quali selezionare comodamente la data e l’ora di inizio e termine della riunione/appuntamento o, in alternativa, è possibile spuntare l’opzione “Giornata intera”.
Inserendo l’oggetto, il luogo e il corpo del testo negli appositi campi bianchi, potremmo già inviare il messaggio relativo all’appuntamento.
Tuttavia, se l’evento deve ripetersi ciclicamente, allora è bene modificare ulteriormente i settaggi, in modo da effettuare questa operazione una sola volta.
Nella scheda “Appuntamento” del messaggio, clicchiamo sul pulsante “Ricorrenza” e definiamo quando e come si ripete l’evento; ad esempio, “Criterio ricorrenza”: “Settimanale”, “Martedì”; “Intervallo di ricorrenza”: “Fine dopo”: “4 occorrenze”.
Per inserire i destinatari di questo messaggio, clicchiamo su “Invita partecipanti” e in corrispondenza del rigo “A…” inseriamo l’indirizzo di posta elettronica cui vogliamo inviare il messaggio.
Dopo aver spedito il messaggio, passiamo a visualizzare la “Posta inviata”: sulla destra, nella finestra “Da fare” sarà visualizzato l’evento ciclico; per aprirlo e modificarlo, eventualmente inviando un aggiornamento dello stesso, basterà un doppio click su di esso.
