Le soluzioni per il workflow in azienda hanno lo scopo di migliorare le performance dei processi e ottimizzare tempi e costi della produzione, automatizzando il flusso di lavoro.
L’introduzione di soluzioni RPA (Robotic Process Automation) come quelle proposte da Bitrix24 per ogni processo aziendale (gestione documentale, ordini, nota spese, ecc.), permette infatti di velocizzare le attività di routine con una configurazione semplice e rapida, adatta anche ai contesti medio piccoli come quelli delle PMI.
L’introduzione di applicativi per la gestione automatizzata di processi e attività serve inoltre a ridurre i cosiddetti “errori umani”.
Il fattore umano alla base dei rischi informatici
Secondo studi recenti, continua ad essere massiccia l’incidenza del fattore umano negli errori informatici tipici di ogni ambiente business. Oltre il 50% della perdita o corruzione dei dati aziendali è ancora oggi imputabile ad azioni o errori umani.
Secondo recenti analisi del World Economic Forum, il 95% delle violazioni informatiche dipende dal fattore umano e, secondo Kaspersky, le PMI sono sempre più nel mirino degli attacchi, con la quasi totalità dei data breach attribuibile ad errore umano.
Certo, in un ambiente molto ridotto come quello delle microimprese, si può obiettare che l’automazione del workflow non sia sempre indispensabile e che, a volte, la valenza umana abbia prerogative in più che conferiscono un valore aggiunto alla gestione di determinati processi.
Nondimeno, bisogna riconoscere che quando si tratta di gestire ordini, fatturazioni, archiviazione pratiche e così via, la garanzia di soluzioni specialistiche può essere la risposta più adeguata per le PMI, alla luce dei fattori di rischio evidenziati nelle aziende che prediligono l'”approccio manuale”.
Paradossalmente, tale cattiva gestione non fa capo alla imperfezione delle attività umane quanto piuttosto ad una scarsa cultura IT da parte dei manager, che spesso sottovalutano tempistica e impegno necessari ad efficace svolgimento di attività informatiche in azienda.
Il decalogo della cattiva gestione IT
Ma quali sono questi fattori di rischio all’origine di criticità di vario genere nella gestione delle operazioni informatiche?
Possono esserci almeno dieci cause di cattiva gestione informatica, legate al fattore umano nei contesti di business privi di soluzioni per l’automazione del workflow. Potremmo sintetizzarle così:
- Scarso coinvolgimento del personale IT in fase di pianificazione dei progetti aziendali.
- Tagli dei budget informatici, a causa di necessità economiche.
- Insufficiente livello di pianificazione IT prima dell’assunzione delle decisioni.
- Crescente complessità gestionale e amministrativa dell’ambiente informatico.
- Sicurezza dei sistemi IT, integrità dei dati e impiego di applicazioni web.
- Disallineamento degli obiettivi aziendali con le operazioni informatiche.
- Poca fiducia negli investimenti informatici come fonte di ROI.
- Squilibrio delle competenze – a scapito di quelle informatiche – nel personale d’azienda.
- Cause di forza maggiore, come periodi di inattività e interruzioni impreviste.
- Ripercussioni sull’efficienza causata dall’aumentato tasso di mobilità del personale.
I vantaggi dell’automazione dei processi di business
Alla luce delle oggettive difficoltà affrontate dalle aziende, soprattutto le piccole e medie imprese che non possono permettersi importanti piani di formazione e organizzazione gerarchizzata delle attività, sembra che la standardizzazione di certe operazioni possa essere una soluzione efficace. A questa esigenza rispondono i servizi di workflow automatizzato.
D’altro canto, che il fattore umano sia al centro delle performance è un dato universalmente riconosciuto anche dalle società specializzate in software e servizi IT. Ciò non toglie che le operazioni di routine come l’elaborazione dati possano trarre un gran vantaggio dall’introduzione in azienda di strumenti di pianificazione e gestione dei processi.
Non solo per ridurre errori umani e semplificare le attività , ma anche per concedere più tempo e spazio alla creatività dei dipendenti che, assieme ai loro manager, sono il cuore pulsante di ogni azienda.
