Qualcuno giustamente obietterà che un foglio di calcolo non è un database e che cercare di riprodurre utilità tipiche di un database in uno spreadsheet non serve a molto.
Tuttavia, se in Microsoft Excel non abbiamo la tipica funzione di un contatore di Access con opzione “Duplicati no”, abbiamo comunque la possibilità di impedire l’immissione di duplicati in una colonna, così da ottenere un effetto simile a quello di un database.
Potremmo avere infatti bisogno di creare una colonna per l’inserimento di numeri di conto corrente, i quali devono essere tutti diversi e mai ripetuti.
Selezioniamo dunque la colonna deputata ad accogliere questi dati e dalla scheda “Dati” clicchiamo su “Convalida dati”.
La procedura cui daremo corso prevede un “If”, ovvero una condizione cui sottoporre il controllo di immissione dati nelle celle della colonna interessata.
Nella finestra di convalida dei dati, selezioniamo dal menu a discesa “Personalizzato” e nella riga della formula, se la colonna interessata è la A, scriviamo:
=CONTA.SE(A:A; A1)
Spostiamoci ora sulla scheda accanto, cioè “Messaggio di input”: come in Access è possibile inserire una descrizione del campo che scorra in basso alla maschera di inserimento per guidare chi effettua il riempimento dei campi, così anche qui è possibile inserire un nome alla funzione di convalida e una breve istruzione. Per esempio, nel “Titolo” scriviamo “CoordinateIBAN” e nel “Messaggio di input”: “Inserire le coordinate IBAN senza spazi”.
L’ultima scheda da settare riguarda il messaggio di errore, che deve seguire all’inserimento di un duplicato; lo stile del messaggio può essere di tre tipi: può impedire l’inserimento del dato e visualizzare un messaggio (per esempio: “È stato inserito un valore duplicato. Si prega di correggere”) può semplicemente avvisare dell’errore e consentire la prosecuzione dell’inserimento, o può dare una semplice informazione di cui l’utente può non tenere conto.
A questo punto diamo l'”Ok” dopo aver riempito con il messaggio anche la scheda “Messaggio di errore” e proviamo a inserire un valore duplicato nella colonna A.
Se abbiamo settato il messaggio come “Interruzione” si aprirà una finestra che oltre al messaggio di errore ci chiederà un comportamento: “Riprova”, “Annulla” o “?” (cioè consulta la guida).
Si noterà anche che al passaggio del mouse su una cella della colonna A viene visualizzato il messaggio: CoordinateIBAN Inserire le coordinate IBAN senza spazi. Se clicchiamo su “Riprova” non riusciremo comunque a proseguire, quindi dovremo tornare indietro con “Annulla” ed eliminare il duplicato.
Diversamente se abbiamo settato il criterio di convalida come “Avviso”, le opzioni comportamentali cambiano e se clicchiamo su “Continua”, il valore duplicato verrà ugualmente inserito.
