Quando ci si trova a dover esporre una gran mole di dati è bene fare uso di grafici e diagrammi, per rendere più immediata la loro lettura.
Esistono diversi tipi di grafici: è quindi necessario scegliere quello più adatto ai dati che dobbiamo presentare (siano essi numerici, statistici o finanziari). In questo caso il messaggio che gli spettatori riceveranno sarà chiaro e persuasivo.
I diagrammi possono essere usati per scomporre i percorsi più complessi del nostro discorso: in tal modo ci si potrà districare meglio durante la presentazione e non si andrà a creare confuzione negli spettatori.
Un diagramma posto all’inizio di una presentazione con la descrizione degli argomenti trattati e la loro correlazione aiuterà il relatore a rendere il suo discorso organizzato e fluido.
I colori usati nei grafici e nei diagrammi devono essere studiati per far risaltare il contenuto. Nei grafici è buona norma inserire il titolo, le etichette degli assi (con le unità di misura se necessario) e una legenda nel caso presentassimo in uno stesso dato più serie di dati.
Ovviamente per inserire grafici o diagrammi in PowerPoint è bene utilizzare Microsoft Excel.
