Tenere sotto controllo l’andamento economico, scegliere i collaboratori più adatti e gestirli al meglio, pianificare la strategia d’investimento e i movimenti finanziari più efficaci, gestire il credito, programmare la produzione, etc, possono essere solo alcuni dei compiti affidati ad un manager.
Spesso sono proprio gli adempimenti da attuare per raggiungere tali obiettivi che fanno perdere tempo prezioso senza alcun apparente vantaggio. Come si può trovare il giusto equilibrio per gestire in maniera efficace il tempo a disposizione? Prima di tutto: programmare! Fondamentale è non lasciarsi trascinare dagli eventi e dalle incombenze di scarsa importanza.
Una buona tecnica consiste nel classificare le attività in categorie a seconda della loro urgenza e importanza, ad esempio suddividendole in attività:
- urgenti e importanti
- urgenti, ma non importanti
- non urgenti, ma importanti
- non urgenti e non importanti.
Attività urgenti e importanti. Priorità massima deve senz’altro essere attribuita ad una situazione urgente e allo stesso tempo importante come, ad esempio, la gestione di una crisi imprevista o la possibilità inattesa di concludere un importante affare.
Attività urgenti, ma non importanti. Altrettanto urgenti, ma non ugualmente importanti possono essere improvvise visite di clienti, fornitori o partner che non è possibile rimandare, oppure telefonate di persone che non si possono trascurare.
Attività non urgenti, ma importanti. Indice di grande capacità organizzativa è essere in grado di programmare attività non urgenti, ma importanti. Sono queste, infatti, le attività che determinano il successo o insuccesso di un manager. In questa categoria possono essere incluse quelle attività che consentiranno al manager di “fare la differenza” e che servono a migliorare le sue prestazioni, come: visitare clienti per conoscere meglio le loro esigenze e l’idea che hanno dei prodotti e dei servizi offerti dall’impresa; accrescere la sua formazione manageriale; informarsi e conoscere la storia di imprese top nel suo mercato di riferimento.
Attività non urgenti e non importanti. Infine, le attività considerate non urgenti e non importanti potranno essere delegate o addirittura ignorate. Per migliorare la gestione della risorsa tempo, non bisogna trascurare l’organizzazione del tempo dei collaboratori per migliorare le loro performance. Una buona strada è formalizzare i ruoli e le competenze con la stesura di un organigramma e di mansionari. In questo modo è più facile fare chiarezza e migliorare la collaborazione e lo scambio di informazioni tra le risorse. I mansionari, ad esempio, anche se richiedono tempo per la stesura, sono delle vere e proprie “istruzioni permanenti” che, indipendentemente dalle persone che assumeranno quella posizione, descrivono in dettaglio tutto ciò che chi riveste quella funzione deve fare.
In questo modo è più facile conservare la “conoscenza storica” dell’azienda e assicurare un più rapido avvicendamento nel ruolo in caso di necessità. Attribuire professionalità ad ogni specifico ruolo permette al manager e all’intera azienda di guadagnare tempo e di assicurare soddisfazione ai collaboratori.
