Perché un incontro sia efficace, la sua organizzazione deve essere perfetta. Tra i compiti del project manager vi è dunque anche quello di riunire le persone giuste, scegliere tra gli argomenti da trattare quelli più efficaci e organizzare le informazioni necessarie alla riunione, da fornire in seguito ai partecipanti. Vediamo nel dettaglio.
Prima della riunione: prima di indire un incontro, per garantire che l’evento si svolga senza intoppi sono necessari alcuni preparativi. Il team che si occuperà dell’organizzazione dell’evento deve essere istruito dettagliatamente, ognuno deve conoscere il proprio compito prima e durante l’incontro. É utile in questi casi avere un progetto che descriva con precisione l’ordine del giorno, che comprenda tutti i punti da discutere, in modo che nessuno perda la propria attenzione dall’inizio alla fine della riunione.
Una volta messo a punto il progetto, tutti i potenziali partecipanti che potrebbero intervenire o semplicemente partecipare dovrebbero averne una copia. In particolare è utile selezionare un numero sufficiente di persone che garanitscano la propria presenza e dunque il quorum in caso di votazione. Questi ultimi potrebbero partecipare alla redazione dell’ordine del giorno fornendo suggerimenti o nuovi elementi da discutere nel corso della riunione.
Durante la riunione: le riunioni sono difficili da progettare e talvolta ancora più difficili da riuscire a fare. Perchè sia chiaro a tutti l’oggetto dell’incontro e il filo della discussione è utile che chi presiede definisca il flusso delle informazioni. Basta seguire i seguenti passaggi:
- inaugurare la riunione;
- leggere l’ordine del giorno a tutti e spiegare lo scopo della riunione;
- aprire il primo degli argomenti da discutere;
- fornire spiegazioni, un parere, una proposta;
- lasciare che gli altri abbiano il tempo di esprimere le proprie opinioni in merito alla questione.
Ogni elemento da discutere va affrontato in un tempo ben definito. Ogni volta che si passa all’argomento successivo si può seguire la procedura già descritta. Quando tutti gli argomenti sono stati affrontati, può essere utile decidere con i presenti se le questioni incompiute debbano essere affrontate immediatamente o se sono in grado di attendere fino alla prossima riunione. Per concludere si possono riassumere le discussioni intraprese e delegare i compiti per le proposte accolte. Una volta fatto, si può chiudere la riunione.
Mentre le discussioni sono in corso, deve essere delegato qualcuno che tenga il verbale della riunione. Questo conterrà informazioni importanti, come l’ora della riunione, i presenti e ciò che ciascuno di essi ha proposto, la loro posizione sulle proposte, la delega dei compiti, e i punti incompiuti.
