I viaggi di lavoro rappresentano una voce che fa lievitare enormemente il bilancio delle aziende anche perché troppo spesso sfuggono al controllo dell’impresa che trascura di applicare alcune semplici regole per poter risparmiare. Fa riflettere il dato statistico sulla consapevolezza: l’80% delle aziende in Europa è infatti conscio che i viaggi aziendali prosciugano budget e tempo in modo significativo.
Secondo i decision maker europei solo il 55% del tempo impiegato nelle trasferte è effettivamente occupato per lavoro effettivo. Il rimanente 45% si disperde tra attività quali ad esempio l’attesa del volo successivo o in camere d’albergo tra una riunione e l’altra. Una perdita di tempo e di denaro insomma.
Tuttavia, a differenza di altri generi di spesa, quelle di viaggio e di rappresentanza sono in realtà molto più facili da gestire: per gli esperti del settore infatti sarebbero sufficienti alcuni piccoli accorgimenti. In primo luogo occorre definire le regole sviluppando criteri sui viaggi.
Secondo Mark Walton, responsabile della società di consulenza per i viaggi aziendali Consulting Strategies LLC, l’azienda deve stilare una sorta di elenco dei parametri ai quali devono uniformarsi tutti i business travel organizzati all’interno dell’azienda stessa. Senza una guida concreta su quali voli preferire, quali alberghi prenotare e quali spese mettere in nota, anche i collaboratori più onesti opteranno infatti per decisioni più costose.
Un sondaggio svolto nel giugno 2006 da Business Travel News, rivela, ad esempio, che le medie imprese fanno solo il 48 percento delle prenotazioni online, quando basterebbe acquistare i biglietti sul web per risparmiare già il 15 percento.
Un’altra strategia per ridurre le spese consiste nel prenotare voli, alberghi e auto a noleggio attraverso un’agenzia specializzata nella gestione delle trasferte di lavoro che, molto spesso utilizza dati comprensivi sulle abitudini di spesa per trattare tariffe preferenziali con i partner del settore viaggi.
«I dati portano potere – afferma Michael MacNair, presidente e direttore generale di MacNair Travel Management Inc – ad esempio alcune linee aeree offrono sconti a società che spendono almeno 500.000 dollari USA l’anno per i biglietti, ma solo se la cronologia d’acquisto è documentabile». Un ulteriore suggerimento è quello di leggere attentamente le note spese dei viaggi aziendali.
Da un sondaggio del 2005 svolto da American Express è emerso che il 22 percento delle aziende statunitensi ha intrapreso un’azione disciplinare nei confronti di collaboratori che hanno falsificato le note spese l’anno precedente.
Se è vero che per esaminare ogni singola nota spese sono necessarie ingenti risorse è altrettanto lapalissiano che i responsabili finanziari dovrebbero controllare almeno una percentuale delle richieste di rimborso presentate dai dipendenti per evitare ripetute e costose violazioni.
Infine, il modo migliore di ridurre le spese di viaggio è quello di ridurre i viaggi, utilizzando ad esempio, la videoconferenza.Nella ricerca intitolata “Face to Phase: The convergence of business travel and virtual meetings” condotta nel 2008 da Easynet Global Services in collaborazione con Toluna, fornitore internazionale di ricerche di mercato online viene evidenziato come i manager europei considerino favorevolmente l’utilizzo più frequente di soluzioni di videoconferenza ad alta definizione per le riunioni di lavoro, anche perché un viaggiatore business su sei in Europa è scontento del tempo che perde nelle trasferte di lavoro.
Oltre al risparmio di tempo, il 60% delle aziende ritiene che le videoconferenze possano essere uno strumento importante per iniziare a ridurre sensibilmente i costi relativi ai viaggi. Un’azienda su quattro infatti considera che i risparmi potenziali potrebbero superare addirittura il 30% dei budget destinati ai viaggi.
