Rispetto al singolo individuo, in media il risultato del processo decisionale di un gruppo supera per efficienza quello dell’elemento più dotato che di esso fa parte. In un’azienda è quindi vantaggioso lavorare in gruppi, o semplicemente riunirsi per discutere di alcune problematiche, per cui la corretta gestione di questi momenti assume una rilevanza che non deve essere sottovalutata.
L’efficienza di un gruppo è il risultato dell’interazione, della discussione e della condivisione dei fini da parte dei suoi membri. Da questo punto di vista, nella scala del coinvolgimento individuale, una certa partecipazione emotiva all’obiettivo comune è maggiormente riscontrabile in un team, piuttosto che nel gruppo occasionale in cui possono facilmente emergere aspetti caratteriali che tendono ad ostacolare il piacere di lavorare insieme.
Sebbene la scelta di ricorrere o meno ai team per certi tipi di decisione dipende solo in parte dalle preferenze dei singoli manager, e prevalentemente dall’organizzazione e dalle consuetudini della politica aziendale, i motivi che spingono verso la scelta di utilizzare i gruppi all’interno del processo decisionale generalmente sono: i gruppi producono molte più alternative e diversi approcci per risolvere un problema, rispetto a quanto non possano fare i singoli membri da soli; il gruppo dedica molto più tempo alla ricerca di quanto non facciano i singoli membri separatamente, e ha un afflusso di conoscenze maggiore rispetto a qualunque suo membro; il gruppo offre un importante sostegno psicologico, utile a fronteggiare eventuali pressioni dell’ambiente esterno; i gruppi esaltano l’impegno e riducono le resistenze alle nuove idee, suscitando una maggiore comprensione delle scelte che vanno fatte.
Inoltre, data la migliore organizzazione che i gruppi riescono a dare alla propria attività decisoria, si innescano con più facilità quei fattori che giovano alla qualità della decisione: la suddivisione delle attività è possibile quando più persone si dedicano allo stesso compito, dividendo un lavoro complesso in parti più semplici da assegnare ai singoli membri; l’effetto filtro che si verifica quando il gruppo ignora deliberatamente alcune informazioni a sua disposizione, al fine di concentrare l’attenzione sugli aspetti più importanti della decisione, favorendo la scelta migliore; la compensazione, per cui è più conveniente affidarsi alla combinazione delle stime di molte persone, piuttosto che di una singola, così da mitigare gli estremi e attestarsi su un valor medio più verosimile; l’adesione che si verifica fra i membri del gruppo, in parte per la condivisione delle conoscenze dei suoi partecipanti (benché si tratti di un fattore positivo solo se non impedisce la ricerca di alternative).
I manager devono avere ben chiaro che cosa s’intende per efficacia di un gruppo, perché questo concetto ha una grande influenza sul modo in cui il gruppo agirà e sui suoi risultati. Anche se l’efficacia non si limita soltanto ai risultati: essa riguarda in larga misura anche la creatività, la soddisfazione e l’apertura mentale che i suoi membri riescono ad esprimere.
Le caratteristiche principali di un gruppo efficace possono essere sintetizzate nel modo seguente:
- alta produttività;
- buona soddisfazione dei membri;
- elevato numero di idee generate;
- grande numero di problemi risolti e buona qualità delle soluzioni;
- notevole intensità della partecipazione emotiva.
Le pratiche da adottare per migliorare l’efficacia del gruppo sono correlate alle tecniche d’impostazione usate nel momento in cui il gruppo viene formato, e riguardano i ruoli dei suoi partecipanti, e le dimensioni del gruppo (conviene avere un numero di partecipanti che si aggiri tra i 5 e i 7 membri, perché più il gruppo è piccolo, maggiore diventa la coesione che favorisce la comunicazione interna), in modo tale da ottenere la massima produttività in tempi brevi.
