Alzi la mano chi di voi invia più di dieci email al giorno. Bene, ora abbassatela, perché siete troppi e non riusciamo a contarvi tutti. Ma se vi chiedessimo quanto siete soddisfatti dei risultati generati dalle vostre comunicazioni verso dipendenti e/o collaboratori, sicuramente il numero di “mani alzate” sarebbe nettamente inferiore. Incongruenze, incomprensioni e dimenticanze sono all’ordine del giorno, con la conseguenza di rendere spesso inutile (o dannoso) il messaggio inviato attraverso un’email.
Per fortuna ogni tanto qualcuno viene in nostro soccorso, mettendo a fuoco dei punti da tenere bene in considerazione in parte del nostro lavoro comunicativo quotidiano. E questa volta a pensarci è stato Stacey Hanke, che ci ha fornito alcuni consigli su come rendere l’email efficace e in grado di generare una spinta motivazionale nel lettore.
Abbiamo riassunto i suoi consigli in tre macroelementi sui quali vorremmo che vi confrontaste:
- L’oggetto deve catturare l’attenzione. Evitare perciò messaggi generici (“importante”, “urgente”, ecc.) ma preferite invece linee di testo brevi, chiare e dirette.
- Il messaggio deve essere sintetico e chiaro. L’email dovrebbe pertanto comunicare immediatamente lo scopo della comunicazione, senza eccessive introduzioni o giri di parole. Consigliabile è anche l’uso di brevi frasi e paragrafi non troppo estesi, adoperando (ma senza esagerare) sottolineature e altre formattazioni del carattere per enfatizzare i passaggi-chiave.
- Rivolgersi direttamente al destinatario, evitando di inviare messaggi troppo generici e standardizzati. Con questi termini, l’email dovrebbe essere una sorta di vestito, da ritagliare a seconda della tipologia del lettore.
Hanke ci consiglia di focalizzare l’attenzione per qualche minuto sull’applicazione degli elementi “K.N.O.W.”:
- K (know): cosa conosce il lettore di quanto gli stiamo comunicando?
- N (need): di cosa ha bisogno il lettore?
- O (opinion): quale è la sua opinione sul messaggio comunicato?
- W (who): chi è il lettore del messaggio?
Cosa ne pensate?
