Una riunione può essere un valido strumento attraverso il quale i partecipanti possono scambiare opinioni ed esperienze in modo da trovare insieme una soluzione ai problemi che con essa si vogliono affrontare. Ma le riunione, da momento di grande importanza per la vita dell’azienda, si possono anche trasformare in un’inutile perdita di tempo.
Perché una riunione possa essere condotta in modo proficuo occorre rispettare alcune regole fondamentali. Per prima cosa deve essere chiaro qual è l’obiettivo della riunione, cioè quale scopo si intende raggiungere con essa. Esso deve essere ben stabilito e deve essere portato a conoscenza di tutti i partecipanti, cosa che può essere fatta con l’ordine del giorno.
Quest’ultimo deve illustrare il contenuto della riunione, oltre ad indicare il giorno, il luogo, la durata della stessa e tutte le altre informazioni utili al suo svolgimento. L’ordine del giorno deve essere comunicato per tempo a tutti i partecipanti in modo che gli interessati possano mantenersi liberi per l’appuntamento e arrivare ad esso preparati. Nell’ordine del giorno è bene riportare anche la priorità degli argomenti: per cui, se il tempo non dovesse essere sufficiente ad affrontarli tutti, saranno tralasciati quelli meno urgenti.
È importante anche stabilire la durata massima della riunione: le riunioni interminabili spesso non portano a nessuna conclusione. Bisogna poi stabilire chi deve partecipare alla riunione. È meglio evitare un sovraffollamento di partecipanti che potrebbe rendere difficile una attiva partecipazione di tutti e l’effettivo raggiungimento di risultati e potrebbe finire col rappresentare, per molti, un’inutile perdita di tempo. Alla riunione devono partecipare tutti coloro che sono effettivamente interessati agli argomenti all’ordine del giorno o che possono dare un valido contributo rispetto all’obiettivo della stessa.
È bene che siano chiari anche i ruoli durante la riunione: chi deve presiederla, chi verbalizza, ecc. Importantissimo è predisporre per tempo il luogo della riunione e tutto quanto è necessario per lo svolgimento della stessa: materiale informativo, penne, proiettori, ecc. stabilendo, se necessario, chi deve occuparsi del materiale da preparare: una riunione non può interrompersi perché manca una diapositiva o non è stato fatto il numero di fotocopie necessarie.
Giunti al momento della riunione è fondamentale saperla condurre. Chi presiede la riunione deve saper ascoltare, deve favorire la partecipazione di tutti frenando chi tende a monopolizzare l’attenzione e spronando i più restii o i più timidi ad esprimere la propria opinione. È bene limitare il tempo di ciascun intervento in modo che tutti possano prendere la parola. Inoltre occorre evitare di condizionare gli altri con il proprio parere.
Di fondamentale importanza è saper mantenere il controllo della stessa: evitare che ci si allontani dai temi all’ordine del giorno, mantenere la discussione su un clima collaborativo, cercare aree di accordo, riassumere le idee dei partecipanti, trarre delle conclusioni ed assicurarsi che esse siano chiare a tutti. Infine, non bisogna dimenticare di redigere un verbale in modo da lasciare una traccia scritta di quanto si è detto.
