Chiedete a un qualsiasi elemento del team quali siano le attività che ammazzano la produttività e la sua risposta punterà il dito inevitabilmente verso la gestione della posta elettronica oppure verso le riunioni di lavoro. E proprio queste ultime sono al centro di un grande dibattito che tende a riformarle per renderle più utili e meno dispersive, con Jeff Weiner, CEO di LinkedIn, che ha condiviso un parere interessante sull’argomento.
In sostanza a LinkedIn, come racconta Weiner, sono state eliminate le presentazioni, con il materiale che sarebbe stato mostrato durante la riunione che viene invece condiviso con tutti i partecipanti 24 ore prima del meeting, per poterne prendere visione. Vengono poi lasciati 5/10 minuti all’inizio della riunione per rinfrescare la lettura e determinare il proprio punto di vista, per poi dedicarsi nel tempo successivo alla discussione, che a detta dello stesso Weiner risulta avere maggiore valore, alleggerita dalla (spesso noiosa) presentazione.
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Se il materiale sarà stato ben preparato, non c’è dubbio secondo il CEO di LinkedIn che il tempo da dedicare alle riunioni sarà inferiore a quello preventivato, pur tenendo in considerazione il fatto che determinati argomenti richiedano più attenzione rispetto ad altri. Il centro del discorso, dice Jeff Weiner, è tutto nel valore della discussione, che in questo modo sarà certamente più elevato.
Al di là dell’eliminazione della presentazione, Weiner elenca poi altri input interessanti da tenere in conto prima di una riunione. Ovvero curare bene la definizione degli obiettivi del meeting, identificare bene la persona destinata a condurre il dibattito, non finire mai una discussione senza riassumere i concetti principali emersi e gli spunti di sviluppo e infine, cosa forse più importante, chiedere un feedback al team oltre a che cosa il manager può fare per migliorare ancora le riunioni di lavoro.
