Qualsiasi sia il motivo che rende necessario indire una riunione, per renderla produttiva e fare in modo che il suo obiettivo venga raggiunto è bene attenersi a regole precise anche per il primo step previsto: la convocazione del meeting.
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Le riunioni si classificano in base al motivo della convocazione e possono essere informative, decisionali, tecniche o con finalità di braingstorming (i partecipanti sono invitati a manifestare le proprie idee che vengono associate liberamente). In ogni caso se il meeting prevede la partecipazione di sole due persone può essere organizzato e definito anche telefonicamente, tuttavia la procedura cambia non poco se a essere coinvolto è tutto lo staff o i dipendenti attivi in un determinato ufficio.
In questo caso è necessario convocare ogni singolo partecipante, anche via email e circa sette giorni prima dell’evento, e preparare un promemoria da rendere visibile e contenente le informazioni basilari.
Nella convocazione non devono mancare le indicazioni relative alla data, al’orario, al luogo e alla possibile durata, compresa la lista dei partecipanti. Il testo di convocazione del meeting deve riportare chiaramente il motivo della riunione, il tema principale che sarà affrontato e, possibilmente, l’ordine del giorno con tutti i punti previsti (gli argomenti da trattare possono subire modifiche o, in alcuni casi, essere rinviati a incontri successivi). In questo modo i partecipanti avranno un quadro bene definito dell’argomento in anticipo e potranno intervenire con opinioni e idee.
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Prima di comunicare il luogo della riunione, infine, è preferibile accertarsi che lo spazio sia adatto allo svolgimento del meeting e risponda ai requisiti fondamentali per renderlo efficace: illuminazione adatta, temperatura adeguata, numero di postazioni sufficienti, materiale da mettere a disposizione dei partecipanti.
