Coinvolgere i partecipanti stimolandone l’interesse ed evitando che la riunione si traspormi in un incontro del tutto improduttivo: quali mezzi ha a disposizione un manager per ottenere questo scopo? Quali gli stratagemmi da adottare per limitare la noia e rendere efficace un meeting?
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Secondo un sondaggio effettuato dalla Blue Jeans Network, società che eroga servizi di videoconferenza, il 6% dei dipendenti chiamati a partecipare a una riunione ammette di dover combattere contro il sonno nel corso della maggior parte dei meeting aziendali.
Un effetto che è possibile allontanare mettendo in atto quattro strategie:
1. Potenziare il faccia a faccia: mantenere un contatto visivo costante aiuta a migliorare la comunicazione e agevola la collaborazione tra i partecipanti, anche nel caso in cui il meeting avvenga in videoconferenza.
2. Più tempismo: nell’organizzazione di una riunione rispettare la tempistica giusta è fondamentale, partendo dalla scelta della data e dell’orario più consono fino al rispetto dell’ordine del giorno.
3. Meno chiacchiere, più azione: meglio anticipare i contenuti del meeting via email e far seguire all’incontro l’invio di un sunto che riferisca le decisioni prese, favorendo così uno svolgimento regolare e sintetico della riunione.
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4. Concedere la parola a tutti: la strategia migliore per coinvolgere i partecipanti è quella di invitarli a esprimere il loro parere, favorendo il coinvolgimento e la condivisione.
