Ricevere fiumi di email ogni giorno rappresenta la normalità per la maggior parte dei lavoratori, spesso costretti a quotidiane attività di “pulizia” per evitare di perdere comunicazioni importanti. Per non farsi sopraffare dai messaggi sprecando tempo ed energia, tuttavia, è preferibile stabilire a priori una ferrea strategia di gestione della propria casella di posta: a giovarne saranno, senza dubbio, efficienza e produttività.
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Il primo passo per migliorare la gestione quotidiana delle email è individuare le conversazioni prioritarie, email importanti che richiedono una risposta immediata, o quasi, lasciando invece da parte tutti i messaggi secondari ai quali si può tranquillamente rispondere in un secondo momento.
Un concetto deve essere chiaro: la professionalità delle persone non si misura monitorando la velocità di risposta alle email. Non si pecca di poca efficienza se si invia una replica entro 24 ore, ovviamente valutando caso per caso.
Anche l’invio di risposte automatiche può aiutare a evitare gli sprechi di tempo, tuttavia prestando attenzione al tempo che si trascorre ogni giorno controllando le email ricevute balzerà immediatamente all’occhio di come, nella maggioranza dei casi, sono gli allegati a portare via più tempo.
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A meno che non si tratti di materiale importante, infatti, sarebbe preferibile archiviare i file ricevuti (video, articoli ecc..) in una specifica cartella del computer per poi visionarli in un secondo momento.
