Il 25% dei professionisti ritiene che le riunioni di lavoro siano inutili e improduttive: lo si evince da una ricerca promossa da Robert Half, studio che mette in evidenza come – secondo i dipendenti – da parte dei leader vi sia poca attenzione nella preparazione di un ordine del giorno e nello stabilire obiettivi chiari.
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Un meeting disorganizzato, tuttavia, può compromettere il buon esito di un progetto e la stessa produttività dei collaboratori, spesso demotivati nel caso in cui la riunione si sia rivelata una mera perdita di tempo.
Come rendere un meeting efficace e produttivo? Robert Half consiglia cinque passaggi fondamentali per garantire un’organizzazione perfetta:
1. Rivedere l’elenco dei partecipanti dando priorità alle presenze assolutamente necessarie.
2. Curare l’ordine del giorno nei dettagli, preparando con attenzione tutti i materiali di supporto.
3. Pianificare i dettagli, senza trascurare la disposizione dei partecipanti e l’organizzazione pratica della sala.
4. Calcolare il tempo, facendo in modo che il meeting non si prolunghi oltre trenta minuti: per rendere realmente efficace un incontro è fondamentale avere dei contenuti importanti da discutere. In assenza di argomenti importanti, infatti, è sempre opportuno valutare l’ipotesi di condividere le informazioni via email.
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5. Favorire le domande dei partecipanti, lasciando ampio spazio alle richieste di chiarimento al termine del meeting: una strategia utile per assicurarsi che i messaggi veicolati siano stati recepiti correttamente.
