Mantenere un’immagine professionale è di fondamentale importanza quando si tratta con clienti, colleghi, dipendenti o potenziali partner. Sia che si comunichi faccia a faccia, via email o per telefono, è necessario usare sempre un linguaggio professionale e uno stile di comunicazione adeguato. Ecco dunque le regole del galateo per ogni professionista che si rispetti.
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Innanzitutto, quando fate una telefonata, avviate una videoconferenza oppure incontrate persone nuove, presentatevi. Dite il nome, il ruolo e, se la situazione lo richiede, anche la vostra posizione professionale. Se state incontrando qualcuno di persona stringetegli la mano e dite il vostro nome, cercando di ricordare anche quello dell’altra persona. Ciò infatti può aiutare a ricordarlo in seguito.
Quando scrivete o parlate, utilizzate le regole grammaticali corrette, con frasi complete. In una email è possibile controllare il testo usando il controllo ortografico fornito da numerosi servizi; limitate i punti esclamativi ed evitate le emoticon, che non appartengono alle conversazioni professionali. Non per forza il tono deve essere formale, ma certamente non è possibile usare lo stesso tono informale che si ha solitamente con un amico o un collega.
Non insultate l’imprenditore o i vostri collaboratori, non rimproverate i dipendenti e non usate parolacce nei luoghi di lavoro: l’ufficio non è il posto adatto a sfogare la vostra rabbia e frustrazioni legate al lavoro. Le email private possono essere facilmente inoltrate a soggetti non intenzionali e le conversazioni private possono essere intercettate. Limitate il chiacchiericcio da ufficio, gli argomenti personali e intimi e non parlate mai di politica, della situazione economica di qualcuno e di convinzioni religiose. State lontani dall’umorismo grossolano.
Prima di utilizzare il vivavoce è bene chiedere: la maggior parte delle persone vuole sapere se ci sono altri nei dintorni che potrebbero ascoltare.
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