Le riunioni di lavoro sono spesso viste com una tappa obbligata e per qualcuno quasi piacevole, permettendo di staccare dalla routine quotidiana. Ma i project manager danno troppo spesso per scontata la loro utilità e il modo in cui gli altri vi si approcciano.
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Esistono dunque dei falsi miti riguardanti le riunioni che il project manager deve capire per ristabilire le priorità. Prima di tutto non è vero che le riunioni sono tutte uguali. Cambiano le tematiche, i luoghi, gli orari e quindi anche il coinvolgimento delle persone. Alcune appariranno necessarie, altre inutili e a tutti deve essere data la possibilità di non presentarsi di tanto in tanto.
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Secondo falso mito è che non perché si è invitati ci si sente in obbligo di essere presenti. Se una volta la propria presenza era scontata adesso si guarda molto di più a chi conduce l’incontro e si valuta se potrà essere noioso o piacevole, oltre a tener presente elementi satellitari come il cibo che verrà servito, se verrà servito, o la durata complessiva. Terzo falso mito: le riunioni non sono importanti per tutti, ci sono figure coinvolte nel progetto che stanno facendo il loro lavoro indipendentemente e considerano il meeting una mera interruzione. Inoltre, quarto mito, il project manager non ha sempre la giusta autorità per far sentire il meeting necessario. Ciò dipende, da un lato, dal suo carisma, ma dall’altro anche dal tema della riunione stessa.
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Infine le riunioni non sono più necessarie per fare il punto della situazione, grazie al proliferare dei canali di comunicazione si può essere sempre aggiornati sul loro avanzamento, per questo le riunioni sono spesso considerate superflue.
