La vita lavorativa di un manager è ricca di eventi, impegni e lavori, ma non è da meno neanche la casella di posta elettronica.
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Il manager deve saper gestire il suo tempo a 360°, deve quindi seguire qualche piccola regola anche per quanto riguarda l’e-mail, avere uno schema anche per la posta elettronica serve per non perdere troppo tempo in abitudini poco importanti. Tra le abitudine più sbagliare si trova, il continuo controllo dell’e-mail, ciò aumenta sopratutto per i suoni le vibrazione e tutto quello che è attivato su smartphone, tablet e pc. Per questo è essenziale eliminare gli avvisi delle email in arrivo, sopratutto quando ci si trova concentrati su un lavoro e si sa che non si aspetta nessuna email importante.
Arriva poi al momento giusto l’ora di controllare veramente l’email, anche in questo caso non bisogna farlo senza criterio, bisogna in primis leggere l’e-mail in ordine cronologico, questo serve per evitare di perdere il filo della discussione. Dopo di che se serve una risposta bisogna scriverla subito, brevemente e chiaramente. Mettere da parte l’e-mail per rispondere successivamente è un errore molto frequente, ma questa abitudine oltre a rallentare la lettura delle successive e-mail, rischia di restare un-email senza risposta. Importante ricordare che questa regola vale solo nel caso in cui l’e-mail non è importante, se il messaggio ricevuto richiede più tempo e attenzione, si può e si deve aspettare e rispondere in seguito quando si ha il tempo giusto a disposizione.
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Infine bisogna eliminare e archiviare. Nel primo caso si devono eliminare tutte l’e-mail che non sono inerenti al lavoro, notifiche di facebook,e-mail comiche, catene di sant’Antonio e così via. Tralasciare questo passaggio vi farà avere la posta elettronica intasata da tante e-mail inutili. Se invece ci si trova davanti quelle e-mail che possono servire in futuro è buona abitudine archiviarle per averle sempre pronta quando serviranno.
