Email di lavoro sempre chiare, concise e appropriate: un obiettivo solo apparentemente facile da ottenere, soprattutto se si perdono di vista alcune regole essenziali per comunicare in modo professionale e competente.
=> Errori comuni quando si usa l’email
Alla base di una scrittura perfetta, anche quando si digita il testo di una email, deve esserci concentrazione, calma e controllo delle emozioni: mai scrivere mentre si è in preda alla rabbia, per evitare pentimenti e conseguenze poco piacevoli.
Se la revisione finale è d’obbligo, per individuare e correggere eventuali errori grammaticali, altrettanto importante è sforzarsi di essere concisi evitando ogni prolissità.
La verifica della punteggiatura è fondamentale, soprattutto per fare in modo che il significato sia compreso pienamente.
Da evitare è senza dubbio l’uso di diminutivi o sigle poco comprensibili, acronimi che potrebbero non essere di facile identificazione da tutti i destinatari.
Alcuni strumenti messi a disposizione da tutti i programmi che gestiscono la posta elettronica (copia in CC, copia nascosta in BCC), dovrebbero essere utilizzati con attenzione e cautela riflettendo a lungo sui contatti inseriti nelle rispettive caselle.
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La copia nascosta, ad esempio, è utile per rendere partecipi più persone riguardo alcune direttive o indicazioni prima che si sia formato un vero e proprio gruppo di lavoro, oppure per tenere informato qualcuno riguardo un progetto in corso senza coinvolgerlo direttamente.
