La riunione è un incontro fondamentale, per comunicare e capire l’argomento discusso in essa. Ma tutto ciò avviene solo e soltanto se la riunione è condotta con professionalità e precisione.
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Le riunioni possono essere stressanti e poco utili, gestirle al meglio potrebbe aiutare ad evitare errori molto frequenti. Le riunioni spesso non danno i frutti pensati e sperati, proprio perché si commettono i classici errori, come troppi argomenti, troppe persone e argomentazioni poco chiare. Per questo spesso si rischia di imbattersi in riunioni eccessivamente lunghe e noiose. Per capire al meglio dove si sbaglia è importante capire gli errori, ecco allora i più comuni nello specifico.
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In primis si trova la mancata comunicazione di ciò che si parlerà durante la riunione, con il risultato di dare inizio a una riunione incomprensibile, vaga e senza senso. Iniziare una riunione in ritardo senza scopi giustificati è la strada giusta per procedere la riunione nel modo peggiore. Tutti i partecipanti devono essere puntuali, la puntualità e la serietà sono due elementi che rendono la riunione produttiva. Se il tempo è importante come per l’inizio della riunione, lo è altrettanto anche per la fine, prolungarla per orari troppo lunghi e troppo tardi porta a perdere solo del tempo, con il risultato di rendere la riunione inutile. Dopodiché è importante valutare chi dovrà partecipare alla riunione, tutti i partecipanti devono essere coinvolti veramente all’argomento o agli argomenti della riunione, troppe persone non utili rischiano di creare solo tanto caos e confusione. Inoltre quando si parla di una determinata argomentazione è importante rimanere in tema, dilungarsi troppo dall’argomento principale, rischia di portare i partecipanti a non capire il punto di arrivo.
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Specificando però che anche chi partecipa deve seguire delle regole, per quanto una riunione possa rivelarsi fallimentare o apparentemente confusionale, ci sono alcuni comportamenti da evitare categoricamente per chi prende parte ad una riunione. Alcuni comportamenti sono gli stessi che dovrebbero essere attuati durante una classica giornata di lavoro, per questo potrebbe essere più facile capire e comportarsi nel modo corretto durante una riunione. Il primo elemento da non dimenticare mai è che qualsiasi sia il numero delle persone durante la riunione, ognuno ha la sua importanza, questo porta ad evitare di pensare “siamo in tanti non mi notano”.
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Proprio ricordando questo primo elemento è importante evitare ritardi, fare ingresso in una riunione già iniziata dimostra poca professionalità e impegno. Dopo di che è essenziale essere preparati sulle argomentazioni del giorno, in caso di domande e interventi. Inoltre proprio per quanto riguarda le discussioni e le argomentazioni è fondamentale non uscire fuori tema, dilungandosi troppo su racconti ed eventi poco importanti ed essenziali. Questo comportamento potrebbe rendere la riunione confusa e poca chiara. Per quanto riguarda il rispetto e l’educazione è consigliato invece non masticare gomme e non lasciare acceso il telefono.
