Fare in modo che chi ascolta sia sempre concentrato e attento, comunicare al meglio i contenuti e seguire il programma prestabilito, rispettare i tempi evitando lungaggini ed eccessiva prolissità: chi organizza un meeting dovrebbe rispettare tutti questi obiettivi per rendere la riunione realmente efficace.
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Come capire se i presenti stanno partecipando pienamente al meeting? Come scoprire se si sta solo perdendo tempo prezioso? Esistono alcuni segnali inequivocabili da captare.
Se i partecipanti iniziano a interagire tra loro sottovoce, o a consultare il loro smartphone per leggere i messaggi o rispondere a un’email, potrebbe indicare che l’attenzione sta progressivamente diminuendo: meglio interrompere queste chiacchiere e questi comportamenti sul nascere, dando un chiaro segnale anche agli altri ed evitando che l’episodio si ripeta.
Anche convocare un numero eccessivo di partecipanti rischia di rendere il meeting improduttivo, causando interventi molteplici e inutili da parte di chi non è realmente coinvolto: più che una tavola rotonda è sempre meglio riunire solo le figure indispensabili per realizzare un obiettivo o prendere una decisione finale, comunicando loro a priori gli obiettivi della riunione e i punti all’ordine del giorno.
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L’organizzazione dello spazio svolge un ruolo primario, come anche la definizione di una durata massima e di un preciso orario di inizio: inutile e dannoso iniziare in ritardo o aspettare l’arrivo dei partecipanti ritardatari.
