Oltre il classico lavoro in ufficio per molti lavoratori sono molto frequenti anche i viaggi fuori sede, la frequenza dipende dalla tipologia di lavoro e livello professionale che si occupi, ma in qualsiasi caso i viaggi d’affari sono un realtà difficile da gestire sopratutto per quanto riguarda l’organizzazione del tempo e dei costi.
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Quando i lavoratori viaggiano per affari sono molto esigenti e non tutti hanno le stesse priorità, ma la maggior parte delle volte sono molto simili, anche perché si parla di un viaggio di lavoro e non di piacere. Per questo l’esigenza principale è la connessione, sia in hotel che in viaggio il lavoratore deve avere la possibilità di continuare il proprio lavoro, ricreando il più possibile un vero e proprio ufficio. Ma organizzare un viaggio di lavoro non è quindi semplice, molto spesso gli assistenti dei manager si trovano ad organizzare in tempi brevissimi dei viaggi d’affari, ciò aumenta la difficoltà. Organizzare un viaggio d’affari significa incastrare orari, impegni, costi e flessibilità.
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Ma l’ostaco iniziale è il mezzo di trasporto, quello scelto con maggiore frequenza è l’aereo, questo perché è il mezzo più veloce che aiuta a spostarsi da una città all’altra nel minor tempo possibile. Seguono poi l’auto e il treno, entrambi usati con meno frequenza. Ovviamente tra le altre decisioni si trova la meta, ma spesso è decisa da terzi ed il problema non si pone. Tra ciò che può essere richiesto, o almeno quasi, si trovano richieste per un buon riposo, la possibilità di accedere a palestre, piscine e spa, wi-fi sempre disponibile, prenotazione di strutture con servizi ristorazione e bar disponibili fino a tarda notte o strutture vicine a luoghi di intrattenimento della città ed hotel con sale per fumatori.
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Ma i viaggi d’affari possono essere delle esperienze ricche di imprevisti ed errori, per evitare tutto ciò è importante valutare gli errori da evitare e i trucchi da attuare. Tra gli errori più comuni si trova quello di non comunicare alla propria banca del viaggio imminente, quest’errore rischia di trovarsi davanti delle brutte sorprese durante il viaggio, tra queste il rischio di blocco della carta oppure in caso di viaggi all’estero costi in più per i pagamenti. Ed infine capire nei dettagli cosa l’azienda, o chi richiede il viaggio d’affari, mette a disposizione del lavoratore, così da gestire al meglio tutti i costi anche prima del viaggio. Proprio per questo è importante compilare una nota spese con il giusto preavviso, inserire da subito i costi fissi come la camera d’albergo e i trasporti. Creare una nota spese all’ultimo minuto è uno degli errori più comuni, con il rischio di perdere tempo e sprecare denaro.
