Se lavorate in un’azienda con molte filiali all’estero è probabile che abbiate qualche difficoltà a rispondere anche alle domande più semplici. Quanti sono i dipendenti? Quanti per sede o per filiale? Volendo andare un po’ più in profondità, ad esempio effettuare una analisi per genere o per retribuzione, è probabile che vi trovereste nel bel mezzo di un incubo fatto di molteplici fonti di dati, file csv da esportare e compilare, complicatissime formule Excel da gestire e un numero indefinito di sigle “ND”.
Forse inizierete a pensare a quanto sarebbe bello disporre di un modo per avere tutte queste informazioni immediatamente a portata di mano, ma senza spendere milioni di euro in un progetto pluriennale.
Quel che vi serve è un qualcosa che vi aiuti a raccogliere in un unico luogo dati sul personale che sono distribuiti fra diversi sistemi, da quelli della società che segue le paghe e contributi ai sistemi HR legacy e altri sistemi minori. Questo sistema di record centralizzato diventerà la vostra bocca della verità, che conterrà tutti i dati che potranno servirvi. Con un sistema di datazione efficace, potrete anche analizzare l’evoluzione della situazione nel tempo.
L’idea è stuzzicante, ma probabilmente altri fornitori vi avranno raccontato che ciò che davvero vi serve è un sistema completo di gestione del capitale umano che riunisca in un unico strumento tutti i dati dell’intera organizzazione. Questi prodotti esistono e possono anche essere utili, soprattutto se siete una grandissima azienda con un numero limitato di grossi uffici, ciascuno con un numero rilevante di dipendenti. In questo caso, dopo avere implementato uno di questi sistemi in tutti i Paesi e tutte le sedi, processo che richiederà anni e molto denaro, forse avrete un ritorno dall’investimento. Ovviamente se il progetto si conclude con successo, ma tutti conosciamo storie orribili che ci ricordano quanto siano rischiosi questi progetti faraonici.
La domanda che dovete farvi, a questo punto, è: “se le attività di back office delle HR funzionano a dovere (anche se c’è sempre spazio per il miglioramento) cosa mi perdo veramente? E in che misura questo può giustificare l’investimento in un progetto HRIS? A parte alcuni casi, come quello sopra descritto, la ragione più importante per avviare un grosso progetto HR è la necessità di avere una sola bocca della verità. La buona notizia è che ci sono alternative agli imponenti e rischiosi progetti che potrebbero cambiare totalmente il tono della discussione con il management, il CFO e l’IT.
Una volta analizzata attentamente la situazione e definiti i veri obiettivi di business del progetto, potrete iniziare a pensare alla strategia per il nuovo data hub, dove la filosofia di fondo deve essere “non c’è bisogno di sostituire ciò che non è rotto”. Se parliamo di dati sul personale, ciò che davvero vi serve è un livello dati globale, non il sostituto di un sistema globale. Questo livello dati servirà a consolidare tutti i dati per fornire informazioni gestionali generali e fungere da hub centrale per tutti i dati.
Qualcuno potrebbe, a questo punto, pensare che raccogliere tutti i dati in un unico database dovrebbe servire allo scopo. In realtà no, perché ci sono alcune funzioni di base che vale la pena di considerare. La prima è la datazione. L’idea è di avere una visione dell’azienda in una certa data, nel passato e nel futuro. Se una persona è stata assunta due anni fa in un determinato ruolo, l’anno scorso è passata a un altro dipartimento e l’anno prossimo avrà una promozione, dovrete non solo memorizzare le informazioni per questa persona, ma anche ricavare un’immagine precisa della vostra forza lavoro in una certa data.
Un’altra funzione molto utile è ’l’autogestione’ del dipendente. C’è una certa quantità di dati amministrativi che sono proprietà del dipendente: tutte le informazioni personali, le informazioni di contatto e ogni altro genere di informazione che deve essere fornito dalla persona stessa (indirizzo, conto corrente, contatti, stato famigliare e altri dati obbligatori che variano da paese a paese). Collegate a questa funzionalità serviranno funzioni per l’archiviazione di file e processi di workflow per gestire i dati comunicati dai dipendenti. Alcuni mediante scambio di dati tra un sistema e un altro, mentre altri potrebbero richiedere l’intervento manuale delle risorse umane.
Il vantaggio di disporre di un sistema intelligente che raccolga e gestisca questi elementi sta anche nel poter definire precisamente chi ha il diritto di vedere/scrivere/modificare/cancellare cosa. Soprattutto in Europa, dove la sensibilità per la privacy dei dati è alta, la policy migliore consiste nell’essere estremamente chiari e trasparenti sul tema dei diritti di accesso, in modo da evitare complicazioni sia legali sia etiche.
Infine, una volta realizzato l’obiettivo della costruzione del data hub, potrete accedere a report e dashboard che vi permetteranno di monitorare la vostra forza lavoro e gestire tutti i talenti in un unico luogo.
Ma questo è solo l’inizio. Una vista consolidata dell’intera organizzazione è molto utile ma è solo un piccolo pezzo del mosaico delle attività HR. Questo data hub è focalizzato su informazioni amministrative, il che non è poco, ma non vi aiuta a prendere decisioni in termini di sviluppo dei talenti, promozioni o pianificazione delle successioni. A questo scopo occorrerà allargare l’orizzonte a una strategia unificata di talent management, che vi permetterà di avere un impatto ancora maggiore sul business.
