Definire un progetto comporta una valutazione dei rischi e un’analisi in dettaglio delle varie fasi, eppure nonostante il lavoro di progettazione sia molto accurato può accadere che durante l’attuazione del progetto ci si discosti da esso.
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Per questo risulta vitale controllare periodicamente il suo andamento. L’analisi deve avere una tempistica equilibrata, se fatta troppo spesso rischia di non dare il quadro generale della situazione e di far sprecare solo risorse, se fatta con tempi troppo dilatati rischia di non prevenire eventuali problemi.
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L’obiettivo di questo tipo di controllo è infatti proprio quello di saper prevedere eventuali rischi di fallimento mettendo in campo nuove risorse o prendendo nuove strade per aggiustare il tiro. Per favorire un controllo utile è bene che il progetto sia analizzato a più livelli, facilmente gestibili e controllabili, per esempio dividendo il progetto stesso il diverse fasi o sotto progetti. Il punto di partenza deve essere sempre un progetto realisticamente realizzabile, dettagliato a sufficienza per poter essere compreso anche da parte di chi non ha partecipato all’attività di pianificazione.
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Per l’analisi bisogna avere accesso ad informazioni sempre aggiornate che mostrino l’avanzamento dei lavori e l’utilizzo delle risorse. Un ruolo fondamentale è costituito di tutti i facenti parte al progetto, infatti sono le risorse umane a dover avere uno sguardo lucido e a procurare le giuste informazioni sull’andamento del lavoro. Per questo la squadra deve conoscere bene il progetto, le sue fasi e le sua finalità, in modo da notare subito eventuali allontanamenti dal piani prestabilito.
