La gestione dei costi aziendali è fondamentale per mantenere sempre sotto controllo le spese, ma spesso sottovalutando miglioramenti e cambiamenti si perde tempo e soldi.
Taglio dei costi
Tra i tanti elementi da gestire si trova anche l’archivazione, ma l’importanza di tutto ciò è come occuparsi di tutti quei documenti essenziali per il presente e per il futuro. Le aziende in passato archiviavano i documenti cartacei, ovviamente era una gestione obbligatoria dovuta dall’assenza di altre metodologie. Oggi questa realtà si è trasformata ed è possibile scegliere tra l’archivazione cartacea ed elettronica. La scelta dovrebbe essere ovvia, ma non è così, molte azienda ancora oggi archiviano in modo cartaceo perdendo tempo e soldi, specificando che i problemi possono presentarsi anche per quanto riguarda l’integrità dei documenti.
Quando il disordine nuoce alla produttività
Tutti i documenti dovrebbero essere salvati su appositi supporti di memoria digitali come dischi rigidi o hard disk esterni, lavorare tramite scambio per via telematica tali documenti ed utilizzare solo firme elettroniche con valore legale, chiamate firme elettroniche qualificate. Il primo passaggio per lasciarsi alle spalle l’archiviazione cartacea è quella di lavorare con tutti i vecchi documenti cartacei che devono essere scannerizzati e archiviati digitalmente. Ovviamente è importante valutare alcuni aspetti tra cui la memoria e capacità del server, serve uno spazio libero sufficiente per i documenti già esistenti o per quelli futuri. Tale scelta accelera moltissimi processi lavorativi, dato che tutti i documenti rilevanti sono sempre a portata di mano dovunque ci si trova, risparmiando i costi di spedizione per la posta e salvaguardando anche l’ambiente e le risorse.
Fonte: Shuttestock
